Assistant Administratif des Ventes H/F - Ex Nihilo

EX NIHILO est un Cabinet Conseil en Ressources Humaines à taille humaine.

Depuis nos bureaux de Paris et de Marseille, nous accompagnons des PME-PMI et des Grands Groupes nationaux et internationaux dans leurs recrutements (en France et à l'étranger) et l'évaluation de leurs potentiels humains.

Nous intervenons dans des secteurs d'activité très variés tels que les nouvelles technologies, l'industrie... sur tous types de métiers.Filiale française d'un groupe international, nous sommes leader en France dans la commercialisation de produits et pièces mécaniques en aciers spéciaux (aluminium, acier inoxydable,.) destinés à l'industrie (chimie, pharmacie, agroalimentaire, ferroviaire,.) et au bâtiment. Nous recherchons pour l'une de nos agences un(e) ASSISTANT ADMINISTRATIF DES VENTES H/F.

Rattaché(e) au Responsable de l'agence, vous faîtes le lien entre nos services internes (commercial, exploitation, comptabilité,.), les clients, les fournisseurs et les transporteurs.

Vous assurez la bonne tenue administrative de l'activité de l'agence : gestion du courrier, archivage des dossiers commerciaux/comptables/QSE...
Vous commandez les fournitures de bureau et vous négociez les tarifs avec les fournisseurs.
Vous assurez le suivi et l'organisation des formations de nos collaborateurs (CACES, formation incendie,.).
Vous planifiez l'entretien des camions, des extincteurs et autres matériels.
Vous réalisez les demandes d'ouverture et les demandes de blocage/déblocage de comptes clients.
En soutien à la Logistique, vous réceptionnez les marchandises, et vous vérifiez et validez les factures fournisseurs.
Vous pourrez être amené(e) à établir les bons de préparation, de réception et d'expédition.
Vous établissez les avoirs et assurez le suivi des règlements clients.
Vous participez à la politique Qualité : gestion des réclamations clients, gestion des litiges fournisseurs / transporteurs, rédaction des fiches des non-conformité,.
Vous effectuez une remontée d'information régulière auprès de la Direction.
Vos actions s'inscrivent dans une démarche de qualité de service, de réactivité et de satisfaction client.

Vous avez une formation en gestion commerciale ou administrative. Vous justifiez d'une première expérience réussie en assistance administrative d'une équipe commerciale et/ou en suivi logistique, idéalement dans un univers industriel ou de négoce. Un vécu en fournitures industrielles ou en matériaux métalliques, plastiques ou électriques serait un plus. Doté(e) d'un bon relationnel, vous avez l'esprit d'équipe et le sens du service. Vous maîtrisez les outils de bureautique classiques (Pack Office). Vous êtes autonome, pragmatique et rigoureux(-se). Dynamique, vous faites preuve d'initiative et de réactivité. Votre implication et votre pragmatisme vous permettront d'évoluer dans un groupe ambitieux en plein développement.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Logiciel de gestion clients, Organisation de la chaîne logistique, Assurer un accueil téléphonique, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Établir un devis, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande, Assurer la gestion administrative d'une activité, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.