Assistant de Gestion et Chargé d'Accueil H/F - Videoformes

Structure de diffusion et de production artistique depuis 1984 dans le domaine des arts numériques, VIDEOFORMES organise un festival international éponyme annuel a Clermont-Ferrand pressentant l'actualité de la création numérique.VIDEOFORMES est une association culturelle de production et diffusion d'arts numériques, qui organise tous les ans, en mars, un festival à portée internationale à Clermont-Ferrand. VIDEOFORMES a été créée en 1984 et emploie 4 salariés permanents.
Le/la Assistant(e) de gestion joue un rôle essentiel dans le suivit administratif de la structure. Sa mission principale est d'assurer le secrétariat courant de l'association, le suivi des ressources humaines, le suivi comptable et budgétaire.
Il/elle participe à l'organisation générale de la manifestation, VIDEOFORMES Festival international d'arts hybrides et numériques de Clermont-Ferrand.
Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'une affinité artistique, il/elle sait collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires.

Prise de fonction du poste le 18/08/2025

Description des missions et activités
1. Gestion administrative du personnel permanent et temporaire :
- Élaboration des contrats de travail, gestion des dossiers du personnel, DPAE, registre unique du personnel ;
- Règlement des salaires et déclaration des charges sociales ;
- Élaboration des grilles de modulation pour le personnel permanent, suivi des fiches hebdomadaires (temps de travail) ;
- Gestion administrative des services civiques et stagiaires ;
- Avec l'aide du régisseur général, embauche et suivi des intermittents du spectacle.

2. Administratif divers :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion du courrier entrant/sortant ;
- Tenue de fichiers et mailings ;
- Gestion des fournitures de bureau ;
- Suivi des notes de frais (missions et déplacements) ;
- Gestion et suivi Assurances ;
- Participation à la mise à jour du document unique pour les risques professionnels.

3. Comptabilité / gestion :
- Saisie des écritures ;
- Facturation et règlement des factures (fournisseurs, clients) ;
- Suivi des mouvements des comptes bancaires et de la caisse ;
- Relations avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ;
- Suivi de la trésorerie ;
- Bilan financier de l'ensemble des activités ;
- Participation à l'élaboration du budget prévisionnel et à l'étude budgétaire des nouveaux projets.
- Suivi et déclaration du dossier URSSAF diffusion.

4. Accueil culturel :
- Gestion et logistique de l'accueil professionnel, artistique et public ;
- Gestion billetterie ;
- Gestion restauration, bar et catering.

5. Participation à la vie de l'association :
- Implication dans l'élaboration du projet culturel global de l'association, aux recrutements, réunions, organisation pratique, implication dans le montage de nouveaux projets.

Compétences attendues
- Intérêt pour le milieu associatif et les domaines artistiques et culturels des arts visuels ;
- Maîtrise de l'outil informatique : Pack Office ; PRO-logiciel (Cegid)
- Compétences rédactionnelles ;
- Compétences relationnelles, capacité à travailler en équipe et avec des partenaires ;
- Grand sens de l'organisation, réactivité et curiosité, autonomie ;
- Bon niveau d'anglais à l'oral et à l'écrit.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion budgétaire, Logiciels comptables, Méthode de classement et d'archivage, Normes rédactionnelles, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Organiser des circuits d'expédition, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser des opérations comptables, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser une veille documentaire

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités de soutien au spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.