Assistant à la Direction Générale des Services - Maxeville H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du service secrétariat général, l'assistant(e) à la direction du DGS assure avec réactivité la gestion de l'agenda, le secrétariat et l'aide à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous du Directeur Général des Services. Il assure le traitement des sujets en fonction de leur importance et des priorités.

Missions principales :
* Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d'organisation professionnelle, administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers,
* Assurer l'organisation, la logistique, l'enregistrement, le contrôle de légalité, et le suivi du Conseil Municipal, de ses affaires délibératives et conventions,
* Organiser, tenir, suivre et contrôler le recueil des actes administratifs de la collectivité,
* Gérer et suivre le courrier « Arrivée » et « Départ » de la Mairie,
* Préparation et suivi des astreintes hebdomadaires assurées par la Ville de Maxéville et la Métropole du Grand Nancy,
* Maîtriser les techniques de classement et d'archivage des dossiers et de dématérialisation des actes administratifs,
* Participer à la conception, gérer et suivre le budget de la Direction Générale des Services,
* Coordonner et gérer des moyens généraux (véhicules de service affectés à l'hôtel de Ville, mise à disposition de matériel bureautique, contrat d'affranchissement et frais postaux, mobilier de bureau...),
* Réaliser et mettre en forme de travaux bureautiques,

Missions secondaires :
* Contacts directs avec M. le Maire, les élus, les services, les partenaires publics et privés, et les usagers,
* Organisation, gestion et planification de l'agenda, des réunions et des déplacements de M. le Maire,
* Gestion des invitations destinées aux élus,
* Préparation logistique et administrative du Bureau Municipal (calendrier des astreintes des élus, des représentations de M. le Maire, Mariages...),
* Accueil téléphonique et physique du secrétariat de M. le Maire.

* Appliquer les règles de déontologie, de discrétion et de confidentialité,
* Qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles,
* Travailler, partager et échanger en équipe,
* Connaître les règles et procédures de transmission des informations à l'écrit et à l'oral,
* Capacité à suivre l'évolution des textes officiels et à rechercher l'information,
* Gérer les situations de stress,
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel...).

Contraintes du poste :
* Adapter ses horaires en fonction du Conseil Municipal en soirée,
* Assurer la continuité du service pendant les périodes de congés en lien notamment avec le cabinet du Maire.