Assistante de Direction - Provence Alpes Agglomeration H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et de la Chef de Service de l'Administration Générale, les missions de l'Assistant.e de Direction sont :

- Assistance de la Directrice Générale des Services :
° Gérer l'agenda de la DGS : prendre et organiser les rendez-vous et réunions (dont réunion des CODIR)
° Programmer des réunions en visio-conférence
° Mettre en forme divers courriers, notes de services, notes internes et rapports
° Gérer le courrier de la DGS et du Secrétariat Général : recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques, constituer des listes de publipostages
° Gérer les dossiers de la DGS : constitution des dossiers, classement, archivage, préparation des dossiers pour les réunions
° Gérer les réservation de la salle de réunion du premier étage

- Gestion des Assemblées, Bureaux, Conférences des Maires :
En collaboration avec les agents du service Secrétariat Général
° Assurer l'organisation des réunions du Conseil, du Bureau, de la Conférence des Maires : organisation de la salle (avec le Cabinet et les services techniques), convocation, feuille de présence, préparation des dossiers et suivi des comptes-rendus
° Assurer le suivi des Commissions : envoi des convocations et des comptes-rendus (en lien avec les services)
° Saisir et suivre les Délibérations (diffusion des Délibérations auprès des services et organismes extérieurs)
° Assurer la publication des actes sur le site Internet (Délibérations, décisions, arrêtés hors RH)

- Assistance à la gestion des archives de la Collectivité :
° Assister l'agent du Secrétariat Général dans la gestion des archives (tri, élimination...)

Titulaire du Baccalauréat et/ou expérience d'Assistant.e de Direction ou similaire souhaitée.

Savoirs :
- Connaissance de l'environnement institutionnel
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance des techniques de gestion des archives

Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels Excel, Word et Internet
- Bonne connaissance du fonctionnement de la messagerie électronique
- Règles de l'expression orale et écrite
- Techniques de secrétariat
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Standard téléphonique
- Annuaire de la Collectivité et des partenaires

Savoir-être :
- Sens de l'organisation, gestion des priorités
- Sens relationnel
- Rigueur, disponibilité et adaptabilité
- Respect de la confidentialité