Assistant de Direction - Mairie de Fleury-Merogis H/F - Fonction publique Territoriale

MISSIONS :
Sous l'autorité de la responsable du Secrétariat général, l'assistant-e de direction est chargé-e de tâches de gestion administrative des dossiers gérés par le Secrétariat général
Il/elle assure en outre des missions de secrétariat pour les membres de la Direction générale.

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Assure le secrétariat des membres de la Direction générale
- Assure le suivi administratif des arrêtés et des décisions pour l'ensemble des services (transmission des actes au contrôle de légalité)
- Assure l'ouverture et l'enregistrement quotidien du courrier et organise sa répartition
- Etablit le registre des actes règlementaires (arrêtés, décisions et délibérations)
- Assure la gestion du courrier électronique de la boite « mairie »
- Assure le circuit des parapheurs en Direction générale

ACTIVITES SECONDAIRES :
- Participe au suivi des sinistres et des dossiers d'assurances
- Participe à la gestion du prêt des véhicules du pool (2 véhicules)
- Assure la distribution aux élus des dossiers d'instances municipales en l'absence du coursier
- Assure le retrait et l'affranchissement du courrier en l'absence du coursier
- Assure du renfort de secrétariat d'autres services municipaux selon les besoins (jusqu'à 1,5 jour/semaine)

CONDITIONS STATUTAIRES :
Agent de catégorie C à temps complet (adjoint administratif)

MODALITES D'EXERCICE :
35 heures hebdomadaires sur 4.5 jours
Horaires : lundi, mardi, jeudi, vendredi de 8h30 à 12h et de 13h à 17h30 / mercredi de 9 h à 12h

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
- Maîtrise Word et Excel et création de tableaux de bord
- Techniques de secrétariat, qualités rédactionnelles
- Qualité d'accueil du public (physique et téléphonique)
- Aptitude à travailler dans l'urgence
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité et des instances municipales
- Connaissances des outils de gestion budgétaire (CIRIL)
- Disponibilité
- Travail en équipe
- Discrétion professionnelle absolue
- Disponibilité (besoins ponctuels en soirée en fonction notamment des instances)
- Permis B obligatoire (déplacements ponctuels pour gestion du courrier et/ou distribution des dossiers d'instance)