Référent du Service Espace Famille en Charge des Activités Jeunesse - Commune des Pennes-Mirabeau H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du responsable du service espace famille

Activités principales du poste :

Effectuer le contrôle, la saisie et la validation des dossiers unique d'inscription effectués en ligne sur le portail famille ou par dossier papier.
Réceptionner et saisir dans le logiciel concerto les dossiers d'inscription papier aux activités périscolaires et ALSH.
Contrôler et valider les demandes d'adhésion au prélèvement automatique effectuées en ligne sur le portail famille.
Contrôler et valider les demandes d'inscription et de réservations ALSH effectuées en ligne sur le portail famille (les dossiers d'inscription et les réservations garderie / restauration déposés sur le portail famille sont validés automatiquement).
Réceptionner et saisir dans le logiciel concerto les inscriptions d'aide au travail scolaire (+ suivi sur tableau des inscriptions
Contrôler les pointages et saisir les absences en fonction des réservations effectuées par les familles pour les activités périscolaires et les ALSH.
Gérer, après vérification, les régularisations des factures sur les erreurs de pointage suite aux réclamations des familles.
Traiter quotidiennement les demandes reçues par courrier ou par mail sur la messagerie Espace Famille, en prenant attache auprès des autres agents de l'EF pour les activités spécifiques
Traiter, en collaboration avec le service des affaires scolaires, la gestion des demandes de dérogations scolaires
Assister le responsable de service dans la gestion de la communication des informations diverses aux familles (nouveautés, grèves...)
Assister le responsable de service dans la gestion du portail famille (mise en ligne des bulletins d'inscription, ouvertures des activités...)
Rendre compte au responsable de service du suivi des demandes des familles

Activités secondaires :

Mettre sous pli les factures mensuelles.
Compléter ou rédiger les attestations de présence aux différentes activités à la demande des familles.
Accueillir et renseigner les familles en présentiel ou par téléphone.
Accueillir et renseigner les familles en présentiel sur les structures ALSH le premier jour des vacances scolaires

Activités indispensables pour la continuité du service public :

Assurer la continuité administrative du service en cas d'absence des autres agents du service.

Connaissance du logiciel Concerto
Connaissance de l'interface Portail Famille
Connaissance de l'outil informatique
Connaissance des règlements intérieurs : de l'Espace Famille, des services périscolaires et ALSH
Connaissance des techniques et outils de communication orale et écrite
Connaissance des techniques d'accueil du public