Assistante ou Assistant de la Sous-Préfète H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1
Domaine(s) fonctionnel(s)
Administration générale
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type
Assistante de direction

Vos activités principales

Missions principales
Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion du courrier entrant/sortant de la Sous-préfecture
Gestion et organisation de réunions, de déplacements et de l'agenda de la Sous-préfète
Rédaction de courriers et courriels pour la sous préfète (interventions - réponses aux divers sollicitations)
Préparation des dossiers de la Sous-préfète en collaboration avec les services intéressés (collecte d'informations auprès des différents services et mise en forme)
Suivi des budgets de représentation et de la résidence et gestion des achats et fournitures de la sous préfecture en lien avec le SGCD

Activités accessoires :
Charge de la communication (press book, outils numérique, photos, soutien à l'élaboration des communiqués de presse, relations aux médias, presse locale)
Accompagnement du jeune volontaire du service civique sur son poste à la Sous-préfecture (Mission d'accueil et PAN)
Aide à la gestion des frais de déplacements des agents de la sous-préfecture- création des ordres de missions dans chorus DT (achats billets de train ou d'avion - réservation hôtel).
Correspondante du service départemental d'action sociale : communication d'informations à caractère social au sein de la sous-préfecture
Soutien administratif en tant que de besoin auprès des agents des deux pôles métiers

Votre environnement professionnel

Activités du service

Relations avec les collectivités locales, les entreprises et la société civile
Coordination des politiques publiques prioritaires : aménagement, logement, entreprises et emploi
Sécurité de l'arrondissement, appui local à la gestion de crise, pôle départemental des armes
Composition et effectifs du service
La Sous-préfecture est composée de 11 agents répartis sur deux sites (9 à Chateaulin et 2 sur Carhaix), divisés en 3 pôles : secrétariat général, pôle de la réglementation et de la sécurité, pôle de l'animation territoriale
Liaisons hiérarchiques
La sous-préfète, la secrétaire générale de la sous-préfecture
Liaisons fonctionnelles
Cabinets et secrétariats d'autorités, bureau des budgets, de la logistique et du patrimoine du Secrétariat général commun départemental et différents autres services de la préfecture, Directions départementales interministérielles, élus de l'arrondissement, gendarmerie, autorités militaires, entreprises, usagers.

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser / niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise requis
Savoir rédiger / niveau pratique à acquérir
Savoir-être
Savoir s'adapter / niveau maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique requis
Savoir communique / niveau maîtrise requis
Discrétion / niveau maîtrise requis
Réactivité / niveau maîtrise requis

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Polyvalence, réactivité, adaptabilité, discrétion, disponibilité

Vos perspectives :
Les compétences développées sur ce poste doivent permettre d'envisager toute autre affectation sur des emplois d'assistants administratifs

Durée attendue sur le poste :3 ans