Chef du Bureau des Relations et Services à l'Usager H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Le chef de bureau a la responsabilité des missions suivantes :
- Encadrer une équipe d'agents polyvalents dont les missions se répartissent principalement entre l'accueil téléphonique et physique des usagers et la gestion du courrier entrant et sortant des services du périmètre de l'Administration territoriale de l'État et de la cité administrative.
- La gestion du Point d'Accueil Numérique (PAN) pour accompagner les usagers éloignés des outils numériques qui sollicitent une assistance dans leurs démarches auprès des services de l'Etat.
- Organiser le fonctionnement du bureau :
. organiser l'accueil général de la cité administrative et du site de la DDETS,
. organiser les circuits «arrivée et départ» du courrier de la préfecture, des DDI et autres services,
. organiser la gestion quotidienne du courrier électronique,
- Être le correspondant/point d'entrée SGCD auprès de la DDETS pour certaines activités liées à la présence des agents d'accueil,
- En lien avec le bureau des affaires budgétaires, contrôler et analyser l'enveloppe budgétaire du bureau, mettre en place des solutions pour faire baisser les coûts d'affranchissement et rendre compte aux services,
- Animer la démarche de qualité de l'accueil du public au sein de la cité administrative et du site de la DDETS et en être le référent (Services Publics + et quali-ATE en développement),

Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun départemental est un service déconcentré de l'État à vocation interministérielle relevant du ministre de l'intérieur. Il exerce ses missions sous l'autorité du préfet de département et sous l'autorité fonctionnelle des chefs des services

Activités du service :
L'activité du service est régie par le décret n°2020-99 du 7 février 2020 (article 3) et par le contrat de service passé avec les structures soutenues.
Le SGCD assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en oeuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents des directions et services.
Composition et effectifs du service :
Le SGCD est constitué de 4 pôles et services (environ 100 agents) : le pôle des ressources humaines, de l'action immobilière, des moyens numériques et du fonctionnement budgétaire et logistique.
Au sein du pôle du fonctionnement budgétaire et logistique, Le BRU est composé d'une équipe de 6 agents
Liaisons hiérarchiques :
Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle du fonctionnement budgétaire et logistique
Liaisons fonctionnelles :
Tous services de la cité administrative ainsi que les sites distants (Direction Départementale de l'Emploi du Travail et des Solidarités, Direction Départementale de la Protection des Populations, bureau de l'éducation routière).

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Connaître les techniques d'accueil / niveau expert - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens de la pédagogie /niveau maîtrise - requis

Savoir faire :
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir négocier / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir manager Niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger /Niveau maîtrise requis

Savoir être :
Savoir accueillir / niveau expert - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer à l'oral / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :
Expérience valorisante dans la perspective d'un déroulement de carrière.