Adjoint au Directeur Elections-Recensement - Mairie de Lille H/F - Fonction publique Territoriale

Finalité du poste :
L'adjoint au directeur organise et coordonne les activités de la direction sous la
responsabilité du directeur, dans le respect des procédures et des délais.

Conditions d'exercice :
Poste à temps complet situé à l'Hôtel de Ville
Horaires de travail réguliers dans le cadre du fonctionnement normal des services mais
grande disponibilité en période pré-électorale et électorale et en période de révision des
listes électorales
Travail d'équipe et polyvalence
Travail en transversalité avec les services administratifs et techniques, les services
préfectoraux, l'INSEE...

Mission(s) :
ELECTIONS
- Garantir la parfaite organisation des opérations électorales dans les 127 bureaux de vote de Lille, Hellemmes et Lomme lors des scrutins locaux
- Gestion des listes électorales
- Mise à jour régulière de la liste électorale et contrôle des inscriptions effectuées dans les mairies de quartier et à l'Hôtel de Ville.
- Préparation des travaux de la Commission de contrôle des listes électorales
- Administration fonctionnelle des logiciels métiers
- Organisation des scrutins
- Garantir la parfaite organisation matérielle et logistique des opérations électorales, suivant les instructions préfectorales, en liaison avec les services municipaux
- Recruter le personnel affecté dans les bureaux de vote
- Veiller à la constitution des bureaux de vote (présidents, assesseurs) dans le respect du code électoral
- Vérifier les données transmises par les bureaux de vote
- Garantir la proclamation des résultats en temps réel et la transmission des données aux services préfectoraux

AUTRES MISSIONS :
- Recensement citoyen : inscription des jeunes à recenser et transmission des informations au Centre du Service National
- Recensement de la population : coordonner l'enquête annuelle de recensement en lien avec l'INSEE, recruter les agents recenseurs et veiller à la qualité du recensement
Passeports - CNI
- Instruction des dossiers de demande de délivrance de titres sécurisés (passeports, cartes nationales d'identité).
- Finances de la direction
- Elaboration et suivi du budget de la direction
- Etablissement des tableaux de bord pour le suivi des activités du service
Liste non exhaustive pouvant être adaptée aux nécessités de service

Responsabilité(s) et résultat(s) attendu(s) :
La fonction nécessite une grande disponibilité en période d'élections, une grande
réactivité et une grande capacité d'adaptation aux différentes situations.
Elle nécessite une maîtrise de l'outil informatique

Compétences(s) métier :
SOCLE DE CONNAISSANCES
- Connaissance de la réglementation en matière électorale (ou nécessité de se former au CNFPT)
- Maîtrise de l'outil informatique : Excel (tableaux croisés, filtres, tris, fonctions...) - Word (publipostage, sommaires...) -OUTLOOK
- Respect et application des procédures administratives
- Maîtrise de l'orthographe
- Gestion des logiciels métiers
- Connaissance des outils métiers utilisés par le service ou habitude de manipuler des logiciels
- Rédaction d'expression de besoins

CONNAISSANCE COLLECTIVITES
- Connaissance / maîtrise des enjeux, des missions et de l'organisation des collectivités et du contexte
- Connaissance des scrutins électoraux, de la vie publique locale

SAVOIR-FAIRE
- Organisation et méthode
- Intérêt pour les chiffres - Logique
- Maîtrise de l'accueil du public (téléphonique et physique)
- Capacité à manager une équipe
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Qualités rédactionnelles
- Capacité à concevoir des outils de suivi
- Capacité à gérer les priorités et les urgences
- Respect des délais et des consignes
- Capacités d'adaptation aux exigences particulières
- Aptitudes à la polycompétence et la polyvalence
- Participation à la mise en ½uvre de projets
- Compréhension des enjeux stratégiques et politiques

Compétences(s) comportementale(s) :
- Qualités relationnelles
- Grande rigueur et organisation
- Souci d'efficacité et de résultats
- Coopération/Esprit d'équipe/Travail en transversalité/ souci de partager les informations
- Discrétion
- Esprit d'initiative/Anticipation/Réactivité / Autonomie / Résistance à la pression
- Grande disponibilité en période électorale