Gestionnaire des Instances - Sdis des Deux-Sèvres H/F - Fonction publique Territoriale

Le service départemental d'incendie et de secours des Deux-Sèvres recrute un agent relevant du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux pour assurer la fonction de gestionnaire des instances et de l'administration générale.
Sous la responsabilité de la cheffe de service de la sécurisation administrative et de la commande publique, et en lien avec l'assistante de direction, le (la) gestionnaire des instances et de l'administration générale participe à la préparation administrative et au suivi des instances du SDIS 79. Il (elle) veille à la qualité rédactionnelle des actes ainsi qu'à la sécurisation du processus de décision de l'établissement.
De plus, il (elle) assure des missions d'administration générale en binôme avec le gestionnaire des marchés publics.

INSTANCES
* Assurer la veille juridique et documentaire en matière d'instances ;
* Tenir à jour la liste des membres des instances, les arrêtés de composition ;
* Participer à la préparation et au suivi du renouvellement des membres des instances ;
* Participer à la planification des instances ;
* Veiller à la qualité rédactionnelle des actes de l'établissement, leur mise en forme et leur conformité avec les dispositions législatives et réglementaires ;
* Préparer les supports de présentation des instances ;
* Mettre en forme et fusionner les rapports transmis par les services rédacteurs ;
* Organiser et gérer matériellement les réunions en lien avec l'assistante de direction ;
* Assister aux séances ainsi qu'aux réunions préparatoires et rédiger les documents de séance (feuille de présence, comptes-rendus...) ;
* Transmettre les actes au contrôle de légalité et assurer leur publication ;
* Coordonner et suivre la réalisation des actions à mener faisant suite aux décisions prises en séance ;
* Préparer et publier le recueil des actes administratifs ;
* Préparer les états de frais des élus.
ADMINISTRATION GENERALE
* Centraliser les conventions signées par l'établissement et, le cas échéant, faire le lien avec le service finances ;
* Sécuriser l'archivage du groupement administration générale et finances (référent du groupement) ;
* Assurer le lien entre les archives départementales et les référents archivistes du SDIS.

Savoir et savoir-faire
* Connaître l'environnement des collectivités territoriales ;
* Connaître le cadre juridique et réglementaire des instances ;
* Connaître les règles juridiques relatives aux actes administratifs ;
* Connaître les règles d'archivage public serait un plus ;
* Utiliser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Power Point).

Savoir-être
* Savoir bâtir une relation de confiance avec sa hiérarchie et les différents services ;
* Disposer d'une appétence pour le travail en équipe et en transversalité ;
* Avoir le sens de l'organisation et des priorités ;
* Faire preuve d'initiative, de réactivité et de rigueur ;
* Faire preuve de disponibilité ;
* Faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité ;
* Disposer de capacités de synthèse et de qualités rédactionnelles ;
* Savoir travailler en autonomie.