Responsable des Archives H/F - Centre Hospitalier Sud Francilien

Mission générales
- Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l'archivage en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et la qualité des prestations fournies, dans le respect de la politique d'archivage définie en concertation avec les acteurs et de la réglementation
- Encadrement direct des équipes.
- Management du prestataire pour les archives externalisées.

Mission permanentes
- Conception et organisation du circuit de l'archivage ; des conditions de conservation et de la mise à disposition des archives auprès des professionnels de l'établissement
- Gérer les moyens et les ressources (techniques, financières, humaines, informationnelles) affectés au service, suivre et contrôler leur utilisation,
- Contrôler les prestations délivrées (contrôles qualitatifs et quantitatifs des prestations), analyse des résultats et mesure des progrès par rapport aux objectifs. Identification des écarts et mise en place des actions correctives si nécessaire
- Encadrer et animer l'équipe, réaliser les entretiens de recrutement, les évaluations annuelles, valoriser le développement des compétences, établir les besoins en formation
- Mise en place / Amélioration de tableaux de bords pour le suivi des activités et le suivi financier. Définition de KPI communs aux sites
- Reporting des dépenses et de l'activité interne et externe auprès de la hiérarchie
- Rédaction de documents techniques, relatifs à son domaine d'activité, rédaction des demandes de destruction auprès des archives départementales
- Établir / actualiser, participer et mettre en oeuvre des procédures, protocoles, instructions, consignes, spécifiques à son domaine de compétence et contrôler leur application.
- Définir et choisir les matériels et équipements nécessaires à son domaine d'activité
- Assister les décideurs (Directions, ligne hiérarchique) dans les choix, les projets, et les activités du service,
- Assurer la veille réglementaire, normative et technologique dans son domaine d'activité
- Communication ascendante et descendante

Mission ponctuelles (spécifique au métier)
- Mise en place une démarche d'amélioration continue
- Pilotage de projet dans son domaine de responsabilités
- Homogénéisation des pratiques tout en tenant compte des spécificités des sites
- Participations ponctuelles à des groupes de travail

La prise de fonction s'établira en 3 phases :
- A la prise de fonction, le périmètre sera celui des archives administratives et médicales du site CHSF
- A 6 mois : le périmètre ci-dessus + la gestion des archives médicales sur le CHA
- A 12 mois : le périmètre ci-dessus + les archives administratives sur le CHA

Compétences requises (formation/qualification) :
- Capacité à mettre en oeuvre les stratégies et plans d'actions.
- Capacité à communiquer les attentes, à définir les objectifs clairs et à motiver les agents
- Capacité à contrôler les performances du service par rapport aux objectifs opérationnels
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné, capacité à prendre des décisions opérationnelles
- Faire preuve d'organisation, d'observation, de méthode, de rigueur, d'anticipation, d'adaptabilité, et de réactivité
- Avoir un esprit d'analyse et de synthèse, capacité de prendre du recul
- Respect du secret professionnel, confidentialité des données
- Communication ascendante et descendante, argumentation
- Faire preuve d'équité, de capacité d'écoute, de pédagogie et de diplomatie,
- Capacité à se positionner dans une organisation

Connaissances particulière (possibilité de formation pour acquérir ces connaissances) :
- Connaissance des techniques archivistiques et de l'outil informatique spécialisé
- Règles de conservation et de gestion du dossier médical
- Management : Encadrement de personnel / Communication / relations professionnelles
- Conduite du changement
- Gestion de projet
- Logiciels métiers et bureautique

Experience : 2 An(s) - ou 5 ans sur le même poste

Compétences : Participer à un inventaire, Maintenir une documentation précise et à jour, Classer des documents, Sélectionner des informations documentaires, Réaliser une veille documentaire

Langues : Français exigé

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Activités hospitalières