Assistant Pédagogique H/F - Entreprendre Ensemble

L'École de la Deuxième Chance, site de Boulogne-sur-Mer, recrute un-e assistant-e pédagogique à temps partiel à hauteur de 24 heures hebdomadaires, dans le cadre d'un remplacement.

L'E2C Côte d'Opale a pour objectif d'assurer l'insertion sociale et professionnelle de jeunes en difficulté.

Vous serez en charge de l'accompagnement administratif des stagiaires de la formation professionnelle.

Activités :

1) Accueillir le public
a) Gérer l'accueil physique et téléphonique des publics :
- Instaurer une relation de respect mutuel
- Gérer le flux, le temps d'attente
- S'assurer de la confidentialité de certaines situations
- Proposer des activités connexes pour faciliter l'attente
- Gérer les appels entrants et sortants
b) Gérer le suivi des bénévoles :
- Répondre aux demandes de candidatures
- Recevoir les candidats en entretien pour définir leurs attentes et potentiels
- Transmettre des propositions de missions au Directeur qui valide les compétences et la mise en application

2) Organiser la gestion administrative de la structure
a) Gérer administrativement les stagiaires de la formation professionnelle
- Saisir les dossiers des jeunes sur les bases (ARGOS, DEFI, SIOUCS, SOWESIGN)
- Envoyer les déclarations d'assiduité au Pôle Emploi
- Gérer les rendez-vous administratifs pour la création des dossiers ASP
- Etablir le contrat du jeune sur SIOUCS
- Remonter les anomalies et dysfonctionnements sur les plateformes de saisie et appliquer les corrections.
b) Assurer un suivi administratif des réunions techniques
- Inviter les partenaires
- Assister aux comités de pilotage et faire les comptes rendus

c) Assurer la logistique générale notamment le suivi des intervenants extérieurs
- Etablir des devis
- Suivre et vérifier les contrats de mise à disposition
- Envoyer les variables à la comptabilité
- Faire le contrôle de factures
- Etablir un rapport de demandes de travaux et faire le lien avec le service gestion du bâtiment
- Faire le suivi de contrôle d'entretien du véhicule

d) Effectuer le contrôle des dossiers pour leur conformité dans le cadre de l'audit en vérifiant les pièces administratives

e) Participer administrativement aux plans d'actions de l'E2C (Plan d'actions sourcing.)
- Recenser les structures potentiellement prescriptrices de stagiaires E2C
- Prendre contact avec les structures pour fixer un RDV avec la Direction afin que le Coordinateur du site présente le dispositif E2C et établir les actions communes en vue du recrutement (RIC, permanences)
- Participer, afin d'apporter une réponse administrative, avec le coordinateur de site, aux RIC à l'E2C ou en extérieur et aux réunions avec les partenaires prescripteurs
- A la demande du Coordinateur de site, relancer les partenaires (mail ou demande de RDV) pour maintenir le lien

3) Piloter son activité administrative
- Rédiger des courriers divers (convocations.)
- Créer et mettre à jour des bases de données

Profil recherché :

Les connaissances :

- Connaissance des matériels et logiciels
- Connaissance de l'environnement informatique
- Connaissance des dispositifs liés à l'insertion sociale et professionnelle des jeunes

Les savoir-faire :

- Maîtrise des logiciels informatiques : Word, Excel, PowerPoint
- Capacités rédactionnelles et administratives

Les savoir-être :

- Sens du relationnel
- Dynamisme et réactivité
- Sens de l'organisation
- Respect des règles déontologiques
- Discrétion

Experience : 1 An(s)

Compétences : Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective, Expliquer et faire respecter les règles et procédures, Repérer des dégradations ou incidents, Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs, Accueillir, orienter, renseigner un public, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.