Secrétaire de Direction en EHPAD H/F - Arpavie

Sous l'autorité du directeur d'établissement, et en relation avec l'ensemble de l'équipe, le(la) secrétaire de direction est chargé(e) de l'accueil, du standard et du secrétariat de la résidence sur laquelle il(elle) intervient. Il(elle) participe à la gestion courante de l'établissement, en prenant en charge un certain nombre d'activités dans le domaine administratif, commercial et technique. Il(elle) favorise, par son action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux résidents et de respect des règles de confidentialité.

Les activités sont les suivantes :

L'accueil / le standard téléphonique
- Assure l'accueil physique de toutes les personnes se présentant à la résidence. Assure le standard téléphonique de la résidence.

Le secrétariat
- Assure une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe.
- Réceptionne, trie et oriente le courrier.
- Rédige et met en forme des documents sur support informatique : Word, Excel.
- Classe et archive les différents dossiers.
- Commande, les fournitures de bureau.

L'accompagnement des résidents
- Contribue à l'accompagnement des résidents, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE.
- Participe à la mise en oeuvre du projet d'établissement.
- Participe à la gestion des relations avec les familles.
- Assure le lien avec les collaborateurs de l'établissement.

La gestion des tâches en lien avec la paie et l'administration du personnel
- Assure le suivi des dossiers administratifs du personnel.
- Met à jour les plannings sur un plan administratif.
- Elaboration des DPAE et contrats de travail.
- Transmet les variables de paie au siège.
- Assure la programmation et le suivi des visites médicales.
- Assure le suivi des absences des salariés (CP- jour de récupération, maladie, etc.)

Connaissance des problématiques liées à l'accompagnement des personnes âgées dépendantes.
Connaissance des différents acteurs du secteur médico-social.

APTITUDES :
Qualités relationnelles, sens de la communication. Organisation. Discrétion, sens de la confidentialité. Autonomie. Esprit d'initiative, réactivité et polyvalence. Esprit d'analyse et de synthèse. Capacité à travailler en équipe. Capacité à hiérarchiser l'urgence des demandes et à alerter à bon escient.

*****PRISE DE POSTE AU 1ER JUILLET*****

Experience : 6 Mois - secteur social ou santé

Compétences : Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Réaliser la gestion administrative des contrats, Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Collecter et analyser des données, des informations, Relayer de l'information, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Mettre à jour un dossier, une base de données, Maîtrise des techniques d'assistanat,Connaissance de l'organisation EHPAD

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.