Assistant de Direction - Conseil Departemental de l'Ardeche H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction accompagnement social insertion et emploi (DASIE) met en ½uvre les orientations
politiques en faveur de l'action sociale, de l'insertion, de l'emploi et du logement.

Poste
Direction générale adjointe : Solidarités (DGAS)
Direction : Accompagnement Social Insertion et
Emploi (DASIE)

Résidence du poste : PRIVAS

Filière (s) : Administrative
Catégorie (s) : B
Cadre(s) d'emploi : Rédacteur
Grade(s) cible du poste : Rédacteur
Grade(s) d'accès possible : Adjoint administratif

Poste à temps complet : oui
Quotité de travail : 100%
Télétravail : possible 1 jour par semaine + 12 jours sécables

Définition synthétique du poste
L'assistant de direction (h/f) a la charge d'appuyer le Directeur et le Directeur adjoint dans la
gestion des missions de la Direction

Définition des activités
- Secrétariat :
* Travaux de secrétariat de la direction (accueil physique et téléphonique, traitement
élaboration et suivi du courrier, travaux de rédaction, classement et archivage papier
et numérique)
* Gestion du planning du directeur et du directeur adjoint (gestion des agendas,
planification réunions, prise de rendez-vous)
* Suivi du rétroplanning des instances ; appui à la rédaction des rapports et rédaction
des délibérations pour les instances départementales et saisie dans logiciels dédiés
* Participation à des réunions de la direction pour rédaction des comptes -rendus
- Logistique :
* Organisation des réunions de la DASIE (planification, invitation, ordre du jour et
compte rendu, logistique salle et équipement) et des événements
* Gestion des fournitures
* Organisation, gestion des déplacements de la direction (saisie et suivi dans GFD,
réservations...)
- RH :
* Anticipation arrivée et départ des agents, accueil des arrivants dans la DASIE
(logistique, information, mise à jour des listings, ouverture des droits...), organisation
des immersions d'agents d'autres directions
* Suivi des absences et gestion des congés des membres de la DASIE
- Fonction ressources :
* Secrétariat des délibérations (impact financier)
* Instruction et suivi des demandes de subventions, conventions (aide à la rédaction,
suivi du circuit signature), notifications aux partenaires
* Appui à l'élaboration du rapport d'activité de la DASIE
* Référent sur les aspects communication de la Direction (lien avec la communication,
recensement des besoins, contributions aux actions de communication, rédaction
d'articles pour la direction)
* Mise à jour des informations et parution d'article sur intranet
* Veille documentaire et juridique
* Elaboration des statistiques et indicateurs de la Direction
* Suivi et octroi des accès aux outils informatiques en lien avec le périmètre de la DASIE
- Appui à la direction :
* en fonction des besoins et sur sollicitation avec arbitrage hiérarchique préalable

Savoir :

- Maîtrise de l'outil informatique des outils bureautiques et base de
données ainsi que les logiciels métiers dédiés aux missions
- Connaissance de l'environnement de travail sur le champ de
l'insertion, l'action sociale et du logement
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et en
particulier des circuits administratifs
- Missions de secrétariat
- Notion de droit public

Savoir faire :

- Grande rigueur administrative
- Capacités rédactionnelles
- Organisation et méthode
- Capacité d'adaptation
- Travail en équipe et en transversalité

Savoir être :

- Discrétion
- Qualité d'écoute
- Diplomatie
- Rigueur
- Disponibilité
- Pédagogie

Agréments- habilitations - permis - diplômes souhaités :

Permis B - formation en secrétariat / BTS Assistant de direction