Assistant Administratif en Alternance H/F - E'nergys

E'nergys, c'est la somme de compétences indispensables à la transition énergétique.
Cette pluralité de savoir-faire, et surtout les hommes et les femmes qui les détiennent, sont notre ADN !
270 collaborateurs sont répartis au sein de 9 sites en France, pour agir au plus près de nos 1500 clients. Résolument durable et innovant, E'nergys fait partie d'un groupe industriel et familial centenaire.

Au sein de notre activité Eau, nos collaborateurs techniques sont au service des innovations de nos clients.Pourquoi avons-nous besoin de vous ?
Dans le cadre d'une création de poste en alternance, nous cherchons notre Assistant Administratif H/F pour accompagner notre activité Eau dans son développement.
Vous rejoindrez l'équipe d'Amélie, Directrice déléguée de l'activité Eau.

Ce que nous vous proposons en rejoignant notre équipe :
Directement rattaché(e) à la coordinatrice du pôle administratif, vous êtes en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes techniques.
Vos missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Distribuer le courrier entrant et gérer l'envoi du courrier sortant ;
- Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau et de cuisine ;
- Monter les dossiers techniques pour les qualifications (contrôle annuel et demande de nouvelles qualifications) ;
- Relecture et corrections orthographiques des documents et des offres à destination des clients ;
- Assurer le suivi du parc automobile de la société (stockage facture, prise de RDV, suivi km, suivi CT, crédit-bail, renouvellement, le suivi des badges télépéage, la gestion des PV autoroutiers) ;
- Assurer la gestion administrative des réponses à appels d'offres (publics et privés) : télécharger les dossiers de consultation sur les sites dédiés après sélection par la direction, créer le dossier sur le serveur, préparer les pièces pour constituer les dossiers et appliquer la procédure d'envoi des pièces ;
- Saisir les éléments nécessaires au bon suivi des affaires et à la comptabilité dans l'ERP (création des sociétés, saisie des commandes clients, création CEP, création des données comptables et fournisseurs, affectation des factures sous-traitants sur affaires...) ;
- Effectuer la facturation des affaires dans l'ERP (factures clients) et déposer les factures sous les plateformes dédiées (CHORUS, etc) ;
- Vérifier auprès de la comptabilité les règlements clients et relancer en cas de retard de paiement, renseigner l'ERP en conséquence ;
- Faire valider les factures fournisseurs aux chefs de projets et une fois validées les enregistrer dans l'ERP. Déposer ensuite les factures (frais divers, fournisseurs, etc) liées à la société sur le support comptable ;
- Réaliser, après la commande et jusqu'à la réception des affaires :
o Rédaction des contrats et marchés de maîtrise d'oeuvre
o Gestion administrative des projets en relation avec les clients (publics et industriels)
o Gestion administrative des marchés de travaux pour les dossiers publics
o Réalisation des certificats de paiement mensuels des entreprises de travaux, dépôt et suivi sous CHORUS
o Gestion des documents de sous-traitance : déclarations DC4, contrats sous-traitance

Votre profil ?
Préparation d'un diplôme de niveau Bac +2 dans le domaine de l'assistanat de gestion, administratif, de direction, de manager. Idéalement pour une alternance sur un rythme de 2 jours/3 jours. Vous maîtrisez déjà les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messageries...).

Ce que nous apprécions chez vous ?
Vous détenez des qualités relationnelles et diplomates pour bien communiquer au sein de l'entreprise et avec l'extérieur (contacts téléphoniques, réunions, salons, séminaires etc.), quel que soit l'interlocuteur ?
Vous disposez de capacités rédactionnelles et de rigueur pour le contrôle systématique des documents et la relecture des rapports techniques et commerciaux, présentations ?
Vous possédez des qualités de discrétion pour respecter la confidentialité de certains dossiers et un sens de l'organisation pour savoir hiérarchiser les activités en fonction de leur degré d'urgence ?
Vous êtes doté(e) d'une souplesse et de polyvalence pour être capable de vous adapter aux évolutions des décisions prises par la direction et aux changements d'organisation ?

Si les réponses sont « OUI » alors ce poste est fait pour vous !

Les avantages
* Un parcours d'intégration sur mesure vous sera proposé
* Titres restaurants
* Un accompagnement à la mobilité : prise en charge d'abonnements transports en commun, forfait mobilité durable, indemnité kilométrique vélo

Pas encore convaincu(e) ?
* Le poste est basé dans des locaux conviviaux propices aux échanges
* Des douches sont à la disposition des sportifs !
* Du thé, café sont mis à votre disposition
* Des moments de convivialité sont organisés : petits déjeuners d'équipe, déjeuners, séminaires d'entreprise.

La suite des événements
Etape 1 : Postulez à cette annonce
Etape 2 : Entretien en visioconférence avec Adeline, Assistante RH
Etape 3 : Echanges avec Amélie Directrice et Nadia Coordinatrice du pôle administratif
Etape 4 : Si tout se passe bien... Bienvenue dans l'équipe