Employé Administratif - Employée Administrative H/F - Ventelis

Vos missions :
- Accueil téléphonique
- Accueil physique
- Courrier entrant (à dépouiller et dispatcher aux chargés d'affaires, ou direction ou maintenance ou comptabilité. +/-400 factures par mois)
- Courrier sortant (Mise sous plis et affranchissement + déposer Nantes Métropole)
- Facturation clients : suivant les ordres de facturation et avancements de travaux des chargés d'affaires
- Déplacements : Train et/ou avion du personnel + voiture de location en gare ou aérogare... Suivant demande écrite des Chargés d'affaires
- Gestion des contrats intérim (au retour de signature des Chargés d'affaires, scanner les contrats + envoi un exemplaire au courrier + maj registre personnel)
- Gestion du parc automobile (prise de RDV pour entretiens/révision de la vingtaine de véhicule + scanner les rapports dans gestion des véhicules)
- Garant des PV de réception dans chaque affaire : vérifier et relancer les Chargés d'affaires, chaque affaire doit avoir un PV réception
- Garant des marchés signés dans chaque affaire : scanner chaque marché (signé Ventelis puis signé des deux parties) dans chaque affaire
- Gestion des fournitures de bureau : gérer les stocks et appro des fournitures
- Note de frais : contrôle et pointage des frais sur la plateforme MOONCARD
- Gestion des formations : prévoir et anticiper les renouvellements de formation CACES, Habilitation électrique et prise de RDV + suivi sur le portail e-Gestion
- Gestion qualité : GIE et Cie...renvoyer tous les 6 mois les K-Bis et URSSAF et Assurance et Attestation sur l'honneur
- Gestion sous-traitance : s'assurer des documents administratifs de nos sous-traitants régulièrement

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Assistant de gestion et d'administration d'entreprise, Bureautique et outils collaboratifs, Classement, archivage, Méthode de classement et d'archivage, Techniques de numérisation, Techniques de secrétariat, Utilisation de logiciels spécialisés, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver, Contrôler la conformité des données, Corriger et mettre en forme un document, Mettre à jour un dossier, une base de données, Mettre en forme un document, Numériser des documents, médias ou supports techniques, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.