Assistant - Assistante de Direction du Pôle Social et Cias H/F - Cc Ambert Livradois Forez

Dans le cadre d'un remplacement et rattaché-e au pôle Social et CIAS, vous apporterez une aide permanente à la directrice en termes d'organisation, de gestion, d'accueil, de classement et suivi des dossiers. Vous assurerez certaines opérations comptables et budgétaires du pôle et du CIAS.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et les règles de la comptabilité ? Vous avez de l'appétence pour le domaine social tout en garantissant discrétion et devoir de réserve ? Ce poste peut vous correspondre !

Activités et tâches principales du poste :

- Secrétariat de direction du pôle social et du CIAS
- Rappel des informations importantes
- Priorisation des activités de secrétariat dans la gestion quotidienne
- Suivi d'activité du pôle, marchés publics et subventions
- Renseigner les interlocuteurs et les orienter, filtrer et transmettre les messages
- Transmettre à l'administration générale les projets de délibération, dossiers. à présenter en Bureau et Conseil
- Suivi des délibérations
- Enregistrer les congés et absences validées par la directrice de pôle
- Planification, organisation des réunions du pôle et rédaction des comptes-rendus
- Organisation, planification, convocation et transmission des entretiens professionnels
- Gestion du courrier

- Traitement comptable et budgétaire
- Suivi de l'exécution budgétaire des services du pôle
- Traitement comptable (M57 et M22)
- Ordonnancement pour le fonctionnement
- Engagement des dépenses
- Vérification des factures, du service fait ou de la réception de la commande
- Veille à la gestion des achats et des stocks de l'EHPAD
- Gestion de l'achat et du stock de fournitures et du matériel du Pôle social
- Saisie de l'ensemble des mandats (sans ordonnancement) et titres y compris les écritures spécifiques (DO, P503, écritures d'amortissement, échéances d'emprunt.)
- Enregistrement des titres de recettes liés aux factures des services
- Suivi des contrats, des baux professionnels, des conventions
- Gestion et relation avec les services techniques pour l'entretien des bâtiments
- Transfert en comptabilité de la facturation de l'EHPAD
- Transfert des flux du budget et DM
- Demande FCTVA

Missions spécifiques du pôle :

Les pôles fonctionnels ont des charges d'activités variées. Aussi des missions spécifiques et ponctuelles de gestion pourront être attribuées à l'assistante de direction.

Profil recherché :

- Niveau requis : Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, comptable et budgétaire
Une expérience sur un poste similaire sera appréciée

- Compétences nécessaires : connaissance de l'environnement territorial et de l'organisation des collectivités, maîtrise des outils et logiciels comptables et bureautiques, qualités rédactionnelles et techniques de secrétariat, règles de la comptabilité et de la commande publique, confidentialité, discrétion et devoir de réserve, disponibilité, respect des consignes, gestion des priorités, sens de l'écoute, travail en équipe

Informations sur le contrat :

- Cadre statutaire : catégorie C / filière administrative / cadre d'emplois : adjoint administratif
- Lieu de travail : CIAS 1 place du Livradois 63600 AMBERT
- Temps de travail : temps complet - 35h hebdomadaire

- Recrutement en CDD de droit public de remplacement suivant l'absence de l'agent titulaire
- Traitement selon grille indiciaire FPT + prime selon expérience + participation mutuelle

Date limite de candidature : 12/06/2025
Date de prise de poste souhaitée : dès que possible

Experience : Débutant accepté - si formation compta ou administrativ

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Collecter et analyser des données, des informations, Mettre à jour un dossier, une base de données, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative du personnel, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.