Agent d'Accueil et de Gestion Etat Civil H/F - Ville d'Avranches

Sous-préfecture d'arrondissement et siège de la Communauté d'agglomération Mont Saint-Michel - Normandie, Avranches est le pivot d'un bassin de vie de 15 000 habitants. Les nombreux services privés ou publics en son sein, sa richesse culturelle et patrimoniale, ses nombreux parcs et jardins et la diversité de son tissu associatif en font une ville où il fait bon vivre.
Soucieuse de répondre aux besoins de sa population et du tissu entrepreneurial, Avranches développe de nombreux projets grâce à une politique ambitieuse en matière d'investissements.
Et si vous rejoigniez nos services ?

MISSIONS
Au sein du pôle « Attractivité et Citoyenneté », sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service « Accueil et Citoyenneté », vous êtes chargé (e) de l'instruction, la constitution et la conservation des actes d'Etat Civil ainsi que l'accueil physique, téléphonique du public.
L'agent-e sera affecté-e au Centre Administratif de la Rampe d'Olbiche et aura pour missions principales :

- Réception, enregistrement et traitement quotidien des demandes d'actes d'Etat Civil (au guichet et par courrier) et de façon dématérialisée (COMEDEC)
- Etablissement et mise à jour de livrets de famille
- Réception des déclarations et des dossiers, contrôle préalable des éléments nécessaires et rédaction des actes d'Etat Civil (naissance, mariage, décès,
reconnaissance, PACS, changement de prénom et nom, reprise de vie commune, opposition à mariage). Envoi et contrôle des pièces annexes
- Mise à jour des registres d'Etat Civil (apposition des mentions) et tenue des registres et des tables (préparation des feuilles de registre, fermeture et
ouverture des registres, préparation en vue de la reliure, archivage.)
- Gestion des demandes de consultation des registres/tables
- Participation à l'ensemble des missions du service notamment assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des usagers
- Effectuer les tâches administratives liées à l'activité (classement, archivage des dossiers, tenue des statistiques etc)

Activités secondaires :
- Gestion des demandes de Carte Nationale d'Identité / Passeport : prise de RDV en ligne et instruction des dossiers
- Légalisation de signature et certification de documents, établissement des certificats (vie, célibat.), attestations d'accueil (gestion et prise de RDV)
- Gestion des listes électorales : saisie des inscriptions sur les listes électorales et participation aux élections le jour du scrutin
- Gestion du recensement militaire : information des jeunes, établissement du dossier
- Aide ponctuelle sur l'ensemble des missions du service Accueil et Citoyenneté dans le cadre de la polyvalence (Etat Civil, Cimetière, Recensement militaire,
Recensement de la Population, Titres d'Identité et Elections)

Activités ponctuelles :
- Assurer le remplacement des agents d'accueil en cas de nécessité de service

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS
- Poste à pourvoir dès que possible
- Permanence par roulement de 12h à 13h30 le mercredi et de 17h à 18h30 le vendredi
- Tarifs préférentiels sur les repas méridiens ; Adhésion au CNAS ; Participation mutuelle / prévoyance si contrat labellisé

Une expérience professionnelle sur un poste similaire serait appréciée

PROFIL ET COMPETENCES
Connaissance de la réglementation en matière d'Etat Civil ; Méthodes et outils des techniques d'accueil

Experience : Débutant accepté

Compétences : Système d'information et de communication, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs, Accueil et renseignement de la population :

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.