Responsable du Pôle Logistique et Accueil H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

L'IUT1 accueille plus de 2200 étudiants en cursus de Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) et Licence professionnelle, avec le concours de 220 enseignants-chercheurs et enseignants, 500 vacataires d'enseignement et 90 personnels administratifs et techniques. Il est composé de huit services supports et de huit départements d'enseignement regroupés sur trois sites, dont le Service logistique où s'exerceront les fonctions.

L'IUT1 compose avec l'IUT2 de Grenoble et l'IUT de Valence, la composante académique Ecole Universitaire de Technologie de l'UGA.

Découvrez l'IUT1 sur notre site : https://iut1.univ-grenoble-alpes.fr/

Vous serez rattaché à la directrice administrative de l'IUT1, vous collaborerez avec les huit chefs de service ainsi que la qualiticienne et assistante hygiène et sécurité. Vous serez en lien régulier avec les huit départements d'enseignement (secrétariats et chefs). Vous encadrerez une équipe composée de trois opérateurs logistiques et deux agents administratifs d'accueil.

Le poste est basé à St Martin d'Hères, la fonction couvre les trois sites de l'IUT1 (Campus, Gambetta et Polygone) des déplacements réguliers sur l'ensemble des sites sont nécessaires.

Missions principales :

Vous assurerez la gestion et l'organisation du service logistique et accueil pour garantir un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et accueillant pour tous les usagers sur l'ensemble des sites de l'IUT1. Vous coordonnerez l'ensemble des activités relatives à la gestion du courrier et des moyens d'accès, à la mise en place des événements ou réunions de l'IUT, à l'entretien courant des infrastructures et la relation aux services concernés au sein de l'université (DGDPAT - Direction Générale Déléguée au Patrimoine), etc. Vous suivrez le budget relatif aux achats du service.

Activités principales :

- Encadrement et coordination de l'équipe logistique :

- Organisation de l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, en garantissant la qualité du service et la bonne circulation de l'information

- Gestion des accès : clés, badges, programmation des horaires, lien avec les gardiens et services de sécurité

- Organisation logistique des événements et réunions : mobilier, matériel, prestations (collations, repas), déménagements internes et gestion des stocks

- Suivi de l'entretien des bâtiments : identification des besoins, interface avec les services techniques et les prestataires, suivi des interventions

- Gestion de la propreté et des déchets : supervision des prestations de ménage, organisation des évacuations spécifiques, suivi des demandes ponctuelles

- Gestion opérationnelle du service : courrier, fournitures, véhicules, colis, suivi budgétaire

- Application des règles d'hygiène et de sécurité et coordination avec les acteurs concernés (prévention, sécurité incendie)

Restriction ou contraintes liées au poste :

Contrainte horaire selon les événements dont deux samedi par an (Journées portes ouvertes et Salon étudiant)

Mission d'encadrement : 5 personnes

Formation, diplôme, expérience souhaitée : une formation en gestion logistique, métiers de la maintenance ou une expérience dans une fonction similaire avec encadrement serait un plus.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Solide culture logistique et maintenance, Bonne maîtrise des règles d'hygiène, de sécurité, Excellentes capacités organisat., planification, Compétence en gestion des stocks, Compétence en des budgets et suivi des prestations, À l'aise avec les outils bureautiques, A l'aide avec les logiciels de gestion, Qualités relationnelles,Autonomie, rigueur, réactivité, polyvalence, Maîtrise de soi, capacité à rendre compte

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.