Gestionnaire Scolarité-Examens-Référent·e Alternance H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Assurer la gestion administrative des Masters en apprentissage (3 M2 et 2 M1) :
- Contractualisation
- Inscriptions administratives des apprentis
- Contrôle de l'assiduité des apprentis
- Suivi de l'alternance
- Rupture du contrat d'apprentissage

Assurer la gestion administrative des Masters en formation initiale (2 M1 et 1 M2) :
- Assurer le recrutement des futurs étudiants : réceptionner les dossiers de candidature, établir un planning des entretiens de recrutement, en collaboration avec les responsables des formations. Réserver les salles, convoquer les candidats et informer les candidats, vérifier et suivre les dossiers de candidatures.
- Saisir et mettre à jour les données dans l'application Apogée : réaliser les inscriptions administratives, saisir les informations dans le logiciel apogée et éditer la carte étudiant, accueillir, informer, orienter et renseigner les étudiants de la Faculté : en présentiel, par téléphone et par courrier électronique.
- Assurer les examens des formations dédiées

Activités annexes :
- Rechercher dans les archives suivant les demandes particulières d'anciens étudiants
- Renseigner les étudiants et les aider dans leurs démarches administratives et pédagogiques en présentiel, par téléphone
- Répondre par mail aux diverses demandes des étudiants et des enseignants
- Participer aux événements UA et de l'ESTHUA : JPO, rentrée solennelle, cérémonie de remise des diplômes.
- Archiver des documents N-1 via le logiciel Avenioweb
- Informer et rendre compte au responsable du service Licence

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement de l'université
- Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité.
- Connaissance des formations proposées par la composante

Savoir-faire :
- Maîtriser les logiciels Apogée Modules IA/IP, CELCAT (consultation), Arexis, Yparéo, Avenioweb, Amétys et les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableau, logiciel de messagerie, navigateur, webcam).
- Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Savoir analyser et gérer les demandes d'information(écoute, reformulation, compréhension)
- Être méthodique dans l'organisation de son travail et savoir hiérarchiser les tâches
- Savoir suivre les procédures et appliquer la réglementation
- Savoir rechercher l'information

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Savoir-être :
- Savoir communiquer et s'adapter à son interlocuteur (enseignants, étudiants, collègues).
- Avoir le sens de l'accueil et du service public.
- Être discret, gérer la confidentialité des informations et des données.
- Savoir travailler en équipe
- Être disponible, savoir réagir à des situations données