Assistant·e Adminsitratif·ve Responsable Adjoint·e Service Administratif des Formations H/F - Fonction publique de l'État

DESCRIPTION DE L'EMPLOI
1/ Gestion administrative, logistique et financière des formations
L'assistant-e administratif-ve est en charge du suivi du parcours de formation des stagiaires engagés dans l'un des cursus de formation organisés par les départements ski-alpin et alpinisme.
En lien avec les stagiaires et les équipes pédagogiques, l'assistant-e administratif-ve assure le soutien administratif, financier et logistique des formations conduisant aux différents diplômes d'Etat des sports de montagne.
L'agent sera en charge du suivi administratif et financier des trois unités de formation

Liste des missions confiées à l'agent :
· Gestion administrative des sessions de formation : suivi des inscriptions, convocations des stagiaires et intervenants extérieurs, préparation des documents administratifs et pédagogiques
· Suivi des dossiers d'inscription des élèves en bi-qualification et mise en place de l'examen dédié pour la FGCMEEESM
· Préparation de tableaux de bord en vue des commissions d'évaluation
· Appui logistique sur les formations : réservation d'hébergement, envoi des rooming list aux hôtels et gestionnaires des remontées mécaniques.
· Gestion et suivi des dossiers de financement : établissement des devis pour les organismes financeurs, traitement des dossiers de financement, édition des attestations de présence et saisie des bilans de formation.
· Suivi des achats liés à la mise en oeuvre des sessions de formation dans le cadre de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) : exploitation des devis, saisie des bons de commande et envoi aux fournisseurs, saisie de la constatation du service-fait.
· Mise en oeuvre des enquêtes de satisfaction.

2/ Suppléance en tant qu'adjoint-e du service administratif des formations
- Gestion quotidienne du planning de congés et suivi du temps de travail des agents du service
- Suivi des dossiers et projets interservices

Suppléance du responsable du service pendant ses congés : suivi de l'activité, participation aux réunions de Direction, gestion administrative des agents du service formation ski alpin/alpinisme.

× Capacité d'écoute et relationnelle avec les stagiaires et formateurs.

× Aptitude au management, travail en équipe/binôme et avec des interlocuteurs extérieurs.

× Capacité à travailler en autonomie et à organiser son travail.

× Faire preuve de discrétion professionnelle.

× Maîtriser les outils de la bureautique informatique (Word, Excel).

× Connaissances des différents cursus de formation des spots de montagne.
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Maîtrise des outils internes : WIN PEP, Sphinx, ZENSA, Eurécia (formations internes prévues