Adjoint en Gestion Financière et Administrative H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

En lien avec un responsable d'antenne financière ou de référent, les missions du-de la gestionnaire financier-ère sont d'assurer le suivi financier et administratif de tout ou partie des dépenses et/ou recettes d'une entité.

La part d'exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, du service, du laboratoire, de son organisation, de son effectif, du nombre de personnels amenés à se déplacer, du nombre de formations, du nombre de projets de recherche etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.

Traiter les commandes
- Réceptionner et faire signer les devis
- Envoyer les documents validés aux fournisseurs
- Créer les fournisseurs et établir des bons de commande sous SIFAC ou équivalent (Cocktail, Geslab)
- Centraliser les justificatifs (bons de livraison etc.)
- Valider le service fait
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Classer les dossiers

Traiter et suivre les frais de déplacement
- Saisir les ordres de mission dans le logiciel SIFAC
- Etablir et vérifier les états de frais de mission à rembourser
- Relancer les missionnaires pour obtenir les justificatifs
- Etablir des réservations de trains / hôtels sur les plateformes dédiées

Assurer le suivi des dépenses
- Centraliser et organiser les différents documents
- Enregistrer et vérifier les pièces et documents administratifs (factures...)
- Saisir les données dans des tableaux de suivi / base de données
- Mettre en forme les données pour leur exploitation

MISSIONS ET ACTIVITES SECONDAIRES
- Gérer des contrats / conventions / adhésions
- Instruire et suivre les demandes de subventions

Nous recherchons un candidat polyvalent et organisé, possédant une formation de niveau CAP, BEP, Bac ou plus. Une expérience antérieure dans le domaine est également valorisée.

Compétences et qualifications
- Connaissances en gestion administrative et budgétaire : Une compréhension des règles en vigueur est requise ou doit être acquise rapidement.
- Maîtrise des outils bureautiques : La maîtrise de logiciels tels que Word et Excel est indispensable.
- Adaptabilité technologique : Capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux outils et logiciels.
- Connaissance des logiciels spécialisés : Une expérience avec le logiciel SIFAC ou ses équivalents (Cocktail, Geslab) serait un atout.

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Qualités personnelles
- Adaptabilité organisationnelle : Capacité à se situer dans l'organisation et à travailler efficacement en équipe.
- Autonomie et organisation : Capacité à organiser son travail de manière autonome et efficace.
- Communication : Savoir partager l'information de manière claire et rendre compte de son activité.
- Discrétion : Faire preuve de discrétion professionnelle en toutes circonstances.

Un programme de formation aux logiciels métiers sera proposé au cours des premiers mois de la prise de fonctions pour faciliter l'intégration et l'adaptation au poste.

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
- Contrat : CDD, renouvelable
- Télétravail possible après période d'intégration
- Rémunération : A partir de 1 806 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel