Un·e Assistant·e Administratif·ve - le Grand Ouest Toulousain H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la direction de la valorisation et prévention des déchets et sous l'autorité de la
responsable du service prévention des déchets, l'assistant.e sera en charge de réceptionner,
orienter et renseigner les correspondants téléphoniques et physiques.

Accueillir les usagers :
- Répondre aux appels et courriels, et prendre les messages
- Hiérarchiser les demandes selon leur priorité
- Dispenser le premier niveau d'informations et orienter les usagers vers le bon interlocuteur
- S'assurer des délais de traitement et de clôture des réclamations et sollicitations des usagers pris en charge
- Corriger la base de données ECOCITO sur la demande des usagers pour les informations
de type : erreur de saisie, téléphone, adresse e-mail...
Prendre en charge la boite mail du service :
- Renvoyer les mails ne concernant pas le service des bacs aux services concernés (végétaux, composteurs, TEOMI, collecte...)
- Traiter les demandes par mail ou téléphone ainsi que les remontées des anomalies terrain
faites par les équipes de collecte (SYGETRACK)
- Fixer des rendez-vous aux usagers en anticipant la programmation des interventions des
équipes de livraisons
- Renseigner mensuellement les indicateurs d'accueil (ou sur demande) : nombre d'appels, de mails traités, etc
Être l'intermédiaire du service :
- Assurer un appui opérationnel aux référents sur certaines tâches administratives,
organisationnelles ou logistiques
- Planifier, suivre et saisir des interventions pour les agents de terrains
- Collaborer avec le référent facturation (savoir aux questions de base, prise de rendez-vous des usagers concernant leur taxe, assurer les rendez- vous Timify et la gestion de premier niveau du Loctium)
- Animer des ateliers sur la prévention du tri sélectif (dans les écoles, sur les marchés...) en
lien avec le service Biodéchets
- Remplacer l'assistante administrative de direction durant ses absences (congés, maladie...)
Activités secondaires :
- Créer et remettre les badges aux usagers
- Mettre à jour les comptes usagers Ecocito, des personnes incontinentes, des assistantes
maternelles et des usagers bénéficiant des badges

- Titulaire de la Fonction Publique, inscrit sur liste d'aptitude ou à défaut contractuel du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
- Issu d'un diplôme/formation dans le domaine du secrétariat
- Connaissances de la base de données usagers ECOCITO appréciée
Les savoirs :
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des Collectivités Locales
- Connaissance du statut de la FPT et de la législation en matière de travail
- Capacité d'accueil du public dans le respect et l'amabilité
Les savoir-faire :
- Capacité rédactionnelle et expression orale
- Maîtrise des logiciels de bureautique et internet
- Assurer le suivi des procédures internes dans les différents domaines
- Capacité à assurer la fonction de régisseur de recettes
Les savoir-être :
- Discrétion et respect strict de la confidentialité
- Organisé, disponible et rigoureux
- Sens des responsabilités et du service public
- Polyvalent ayant l'esprit d'initiative et d'équipe
- Qualité relationnelle, grand sens de l'écoute et du dialogue
- Force de proposition en vue d'améliorer l'organisation du service