Adjoint Administratif à la Direction H/F - Fonction publique Territoriale

La communauté d'agglomération Sud Sainte Baume (Ouest Var) a été créée au 1er janvier 2015 et compte près de 63 000 habitants, répartis sur 9 communes. Elle est située entre Marseille et Toulon au c½ur du prestigieux vignoble de « Bandol ». Elle est dotée d'un patrimoine historique et environnemental réputé mondialement et est également connue pour son Circuit du Castellet
Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située.
Elle cherche un.e adjoint administratif à la direction.

Au sein du service secrétariat de direction, sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, de la DGS, du DGAS, en lien avec les représentants de l'État, des élus et des administrés, vous renforcerez l'équipe existante et serez en charge de l'accueil téléphonique et physique, du traitement et suivi administratif et contribuerez au bon fonctionnement du service en lien avec tous les autres services.

MISSIONS SPÉCIFIQUES
Gestion des relevés de décisions des réunions des services
Gestion/suivi, commande des fournitures pour le service
Gestion des besoins (alimentaires, matériels) pour les réunions de services

ACTIVITÉS DU POSTE
1. Recevoir, filtrer, orienter, transmettre les appels et messages
2. Renseigner les correspondants
3. Relever et transmettre les messages au responsable du service
4. Effectuer les relances téléphoniques
5. Assurer la gestion des parapheurs
6. Gérer la boite électronique du service / Traiter les courriels
7. Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents/supports de communication interne émis par les directions (courriers, notes, procédures, autres documents pour diffusion)
8. Élaborer des documents numériques (tableurs, PowerPoint...)
9. Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commandes et des factures (logiciel Ciril)
10. Classer et archiver des documents
11. Ventiler les courriers/documents entre les services, reprographier, mettre sous enveloppe,
affranchir ou envoyer par mail
12. Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture, signature ou visa
des directions
13. Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture ou signature des directions
14. Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commande et des factures (logiciel Ciril)
15. Prendre des notes et rédiger des compte-rendu de réunions
16. Assurer la gestion des fournitures pour le service (suivi, commande, réception)
17. Assurer la gestion des besoins matériels pour les réunions de services (suivi, commande, réception)

COMPÉTENCES REQUISE(S) POUR LE POSTE
* Savoirs :
- Techniques de secrétariat, application de principes de rédaction administrative
- Maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, outlook, Teams, Internet...)
- Logiciels métier (C-logik, Ciril)
- Fonctionnement d'un EPCI, de ses compétences, de son organisation

* Savoir-Faire :
- Utilisation de Logiciels spécifiques (C-logik, Ciril)
- Capacités rédactionnelles (courriels, courriers, notes...)
- Rendre compte de son activité à son responsable
- Sens de l'organisation
- Capacité d'analyse

* Savoir-être :
- Devoir de réserve
- Respect de la hiérarchie
- Rigueur, conscience professionnelle
- Respect de la confidentialité, discrétion, probité
- Dynamisme, motivation, disponibilité, réactivité, sens de l'initiative
- Sens de la communication et du relationnel, esprit d'équipe
- Expression orale et écrite de qualité
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Faire preuve de diplomatie, de bienveillance,
- Sens du service public et de l'accueil
- Bonne présentation

FORMATION(S) REQUISE(S)
* Niveau d'études requis : Bac à Bac +2