Assistant Administratif - Organisme de Formation Continue H/F - ADERA

Passerelle entre le public et le privé, l'ADERA aide les laboratoires de recherche académiques à valoriser leurs savoir-faire au service des entreprises notamment régionales. L'ADERA apporte l'expertise, les moyens humains et techniques pour monter, structurer et gérer efficacement des projets de recherche ou d'innovation, souvent complexes sur le plan administratif, juridique et financier.

L'ADERA est un Organisme de Formation qui assure notamment la gestion et l'organisation de stages de formation continue pour le compte d'établissements publics, de PME et de grands groupes industriels.

Nous permettons aux responsables pédagogiques de se concentrer pleinement sur le contenu de leurs formations en proposant une offre de service qui leurs permet de bénéficier d'une gestion privée à la fois souple et réactive et de s'assurer du respect des normes de la formation continue.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDI pour notre service Formation Continue.
Vous interviendrez sur l'ensemble des aspects administratifs, financiers et logistiques liés aux actions de formation, garantissant ainsi une gestion rigoureuse et fluide des dossiers. Votre polyvalence sera un atout majeur pour accompagner efficacement les responsables pédagogiques et répondre aux exigences législatives et de certification Qualiopi.
Pour la réalisation de vos missions, vos actions principales seront de :
- Participer au montage des actions de formation en collaboration avec les responsables pédagogiques
- Assurer l'affichage et la diffusion du catalogue ADERA
- Gérer, coordonner et suivre le déploiement des actions de formation sous ses différents volets :
o Auprès des participants : inscriptions, convocations, évaluations, attestations.
o Auprès des formateurs : gestion des plannings, contrats.
o Auprès des entreprises clientes et organismes de financement : établissement des conventions, attestations, prises en charges, facturations
- Tenir les dossiers dans le respect des exigences du référentiel Qualiopi
- Organiser et gérer la logistique de journées de formation

Votre méthode et rigueur dans l'exécution des tâches confiées ainsi que votre aisance relationnelle vous permettront de contribuer à la satisfaction de nos partenaires.
Vous appréciez le travail en équipe et avez démontré par vos expériences passées des capacités à travailler en autonomie.

Compétences techniques attendues :
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Logiciels de comptabilité (SAGE)
- Aisance dans la prise en main de nouveaux logiciels (une expérience de « Dendreo » serait un plus)

Expérience souhaitée :
Diplômé(e) d'un Bac +2-3 dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat, vous avez une expérience minium de 2 ans en tant qu'assistant(e) administrative.
Vous avez idéalement une première expérience en gestion administrative et financière dans un organisme de formation ou avez l'adaptabilité nécessaire pour travailler dans un nouveau contexte dans le respect des consignes et procédures générales avec une volonté de vous former à ces activités.
Une bonne connaissance de l'environnement de la recherche scientifique (publique et/ou privée) sera fortement appréciée.

Si vous êtes intéressé(e), merci d'adresser votre CV et LETTRE DE MOTIVATION à la responsable du service, Mme Marie PELLISSIER

L'ADERA est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous encourageons les candidatures de tous horizons. Si vous souhaitez contribuer au succès d'une entreprise au coeur de l'innovation, postulez dès maintenant.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques, Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PPT), Connaissances du référentiel Qualiopi, Logiciels de comptabilité (SAGE)

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.