Chargé - Chargée de Production de Spectacles H/F - le Tympan

Particularités du poste :
temps de travail : 24h/semaine annualisées soit 1080h par an, réparties sur 38,5 semaines ce qui correspond à des semaines de 28h.
congés : 13,5 semaines à poser sur les temps de fermeture de l'association, soit 5 semaines de congés payés + 8,5 semaines sur les fermetures de l'association
contrat : CDI avec 2 mois d'essai
contraintes liées au poste : travail du mardi au vendredi, travail sur certains samedis et dimanches, travail en soirée
formation obligatoire à suivre après l'embauche : CFGA (certificat de formation à la gestion associative)

Définition du poste :
Sous la responsabilité de la coordinatrice de l'association,

vous assurez la production pour le projet global de l'association (contribution à la recherche et à la pérennisation des subventions
élaboration des montages financiers des projets...)

vous assurez la production de concerts (contrats avec les musiciens, conventions avec les salles, gestion de l'accueil des musiciens : transport, hébergement, repas., feuilles de route.)

vous assurez conjointement avec la coordinatrice le travail administratif du Tympan (co-élaboration des budgets -prévisionnel, réels. global et par projets-, co-rédaction des demandes de subventions, assurer la recherche de subventions)

En relation avec le cabinet comptable vous leur transmettez les pièces comptables.

Enfin, vous aidez à l'organisation des soirées organisées par l'association, dans sa Yourte ou ailleurs.

Savoir faire :
maîtriser Excel et les outils informatiques
connaître la législation et savoir où chercher l'information législative relative au milieu du spectacle vivant
connaître le milieu culturel
disposer d'aptitudes rédactionnelles et maitriser l'orthographe
disposer du permis B

Savoir être :
Vous avez envie de vous investir dans un projet associatif musical
Vous faites preuve de rigueur, de précision et vous savez vous organiser
Vous êtes à l'aise avec les chiffres et les calculs
Vous êtes force de proposition et vous savez prendre des initiatives
Vous savez vous adapter rapidement aux changements et aux imprévus
Vous aimez les relations humaines et vous savez travailler en équipe dans une relation de confiance avec vos coéquipiers
Vous aimez la musique

Fiche de poste - Chargée de production

Production :
Pour le projet associatif global :
- Co-élaboration des budgets avec la coordinatrice
- Participation au montage financier des productions conjointement à la coordinatrice
- Rédaction et suivi des dossiers de subvention conjointement à la coordinatrice
- Réalisation des déclarations liées aux spectacles et à l'existence de l'association :

Pour les projets, concerts et actions culturelles :
- Établissement des devis, contrats de cession, de prestation, de co-réalisation, de coproduction, d'assurance et de location de la Yourte, les conventions
- Établissement des factures et suivi de leur règlement
- Établissement des notes de frais du personnel
- Coordination des interventions des artistes, les conditions de leur accueil, de leur hébergement, de leur transport
Hébergement, repas et déplacements des musiciens, préparation loge
- Coordination de l'organisation pratique des concerts : catering, billetterie, feuilles de route, gestion.
- Suivi les budgets liés aux projets, concerts et actions culturelles
- Participation à l'accueil artiste
- Vérification du bon déroulement des événements
- Supervision, avec la coordinatrice, du travail des bénévoles (adhésions, inscriptions aux pratiques collectives, courses.)

Comptabilité :
- Transmission des pièces comptables et liens avec le cabinet comptable

Secrétariat :
- Centralisation, transmission et répartition des informations (sollicitations de projets, appels à projets, nouvelles sub pour les musiciens, demande de RDV d'un partenaire.)
- Veille du secteur avec réseaux et syndicat
- Co-rédaction des bilans d'activités

Experience : Débutant accepté

Compétences : Dispositifs de financement culturel, Gestion budgétaire de projets, Gestion de projets artistiques, Législation sociale, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Mener des études de faisabilité économique, Négocier avec des partenaires et sponsors, Optimiser les effectifs, l'adéquation et l'allocation des ressources, Promouvoir une proposition, un projet, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer une veille technique ou artistique afin d'être force de proposition en matière d'innovation, Concevoir et gérer un projet, Élaborer, suivre et piloter un budget, Établir un devis, Étudier un devis général et par poste selon les indications d'une équipe de réalisation, Évaluer périodiquement l'avancement des projets, Gérer un planning, Organiser et développer son réseau professionnel, Réaliser un suivi financier, Rechercher des financements, des investisseurs, Rédiger un contrat, Superviser l'acheminement et l'installation de la logistique et de la signalétique sur le lieu d'un spectacle ou d'un tournage, Travailler en groupe, en réseau, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.