Assistant Administratif H/F - Forez Jeunes

L'agent administratif du siège social participe à la gestion administrative de qualité des dossiers de la Direction Générale et des fonctions supports. Il assure l'accueil et contribue à l'image de marque de l'Association, en interne comme à l'externe. Il participe à la circulation de l'information ainsi qu'à la fluidité des processus de travail du siège social

Assure l'accueil physique et téléphonique du siège social :

* accueille, oriente et renseigne les visiteurs internes et externes.
* assure l'accueil téléphonique : il identifie, filtre et oriente les interlocuteurs. Il assure un premier niveau de renseignement (salariés, fournisseurs, etc.)

Assure la gestion du courrier :

* réceptionne, enregistre et distribue le courrier entrant.
* rédige, enregistre, classe et affranchit le courrier sortant.

Participe à la gestion du siège social :

* Gère l'espace accueil/café, et assure le réapprovisionnement des consommables
* Assure le suivi, l'approvisionnement et le rangement des fournitures administratives et divers,
* Assure l'archivage du siège,
* Elabore et met en page des courriers, documents, présentations, etc.
* Gère les réservations des salles de réunion du siège social
* Assure l'interface avec les fournisseurs du siège : ménage, entretien machine à café et eau, prestataire du tri, etc
* Gère le parc automobile du siège social (suivi des contrôles techniques, entretiens, suivi des sinistres.)
* Participe à la mise à jour de l'affichage dynamique

Participe à la gestion de dossiers transversaux et appui aux fonctions supports :

* Participe à l'organisation de réunions et formations collectives réalisées au siège (convocation, réservation de repas, accueil des participants.)
* Participe à la gestion de la vie associative (assemblée générale, conseil d'administration, bureau)
* Assure le suivi des contrats d'assurance de l'association, notamment la mise à jour annuel pour chaque établissement, et se charge d'assurer les nouveaux véhicules,
* Assure la gestion des contraventions et dénonciations pour l'ensemble du parc automobile de l'association (200 véhicules),
* Assure la gestion des cartes affaire
* Assure la gestion des cartes professionnelles et des cartes de visite
* Participe à l'élaboration du rapport annuel d'activité,
* Gère une partie d'administration du personnel de l'équipe du siège (dossier admin, visite médicale.),
* Participe à l'organisation d'événements associatifs,
* Saisie, met en forme et diffuse des documents divers pour l'ensemble des fonctions supports du siège
* Vient en appui aux fonctions supports du siège à la demande

Les missions confiées sont amenées à évoluer en fonction du développement de l'association et du profil de la personne.

Poste accessible avec une formation de niveau 4 dans les métiers de gestion administrative. Rémunération et statut : non-cadre CCN51.

Compétences :

* Être organisée,
* Maîtriser la syntaxe, l'orthographe et l'écrit de synthèse.
* Maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et de la suite office 365
* Disposer d'un esprit d'analyse et de synthèse.
* Faire preuve d'initiative

Capacités :

* Analyse des informations.
* Rigueur.
* Adaptabilité.
* Organisation
* Discrétion

Experience : 2 An(s)

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour enfants en difficultés