Gestionnaire Accueil Admission Inscription Diplomation H/F - Universite de Bordeaux

L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l'environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l'offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d'enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l'international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d'attractivité de l'université de Bordeaux.
Le service Gestion des formations et des cursus est l'un des trois services du collège Droit, science politique, économie, gestion. Ce dernier regroupe quatre composantes de formation (Faculté de Droit et science politique, Faculté d'Economie, gestion, AES, Institut d'administration des Entreprises et Institut du travail), deux Instituts Droit et Economie (l'un à Agen, l'autre à Périgueux), un Département de formation continue, un Département des langues et un Bureau des sports.

Dans le cadre de ses missions, l'agent recruté travaille en lien très fort avec les différentes composantes de formation du collège et les services internes du collège.

Il est également amené à échanger régulièrement avec ses homologues des autres composantes de formation de l'Université, ainsi qu'avec les Pôle FIPVU (DFGC), l'Agence Comptable et la DSI.

Activités essentielles :

Démarche qualité et fiabilisation règlementaire

- Contribuer, avec la référente qualité du service GFC, à l'élaboration de procédures intégrées pour l'accueil commun ;

- Instruire, gérer et suivre les attentes de paiement et les demandes de remboursement des droits d'inscription ;

- Assurer une mission de référent-e métier des applicatifs de candidature et d'inscription administrative, tant d'un point de vue technique que dans une perspective de sécurisation juridique des procédures.

Admission

- Piloter l'organisation des campagnes d'admission, tous niveaux de formation, des deux facultés : définition des calendriers et modalités en lien avec les responsables pédagogiques, paramétrage des applicatifs, reporting en fin de campagne ;

- Instruire les dossiers de candidature : recevabilité administrative, lien avec les responsables pédagogiques des formations demandées, gestion de la réponse apportée au candidat.

Inscription

- Seconder la responsable du Bureau Accueil dans l'organisation et le pilotage des opérations d'inscription :

o recrutement, formation et encadrement des contrats étudiants,

o gestion des inscriptions administratives complexes ;

- Être référent.e des inscriptions des publics en alternance, en formation continue et des étudiants internationaux.

Accueil

- Apporter une réponse aux demandes des usagers que ce soit en présentiel, par téléphone ou par mail (plusieurs messageries thématiques) dans le respect du programme Services Publics + ;

- Mettre en oeuvre une réflexion d'amélioration du temps de réponse à l'usager pendant les campagnes d'admission et d'inscription.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Accueil des usagers internes et externes

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.