Assistant·e de Direction de la Présidence H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Description du poste :

Sous la responsabilité du directeur de Cabinet, l'agent.e participe au suivi et à la réalisation des projets en cours du Président, de l'équipe présidentielle et du Cabinet.

Activités principales :

Traiter, collecter, classer et diffuser les informations, tant internes qu'externes, concernant le fonctionnement du Cabinet

Tenir et organiser l'agenda du.de la Président.e

Gérer et accueillir les rendez-vous du.de la Président.e

Préparer et organiser les réunions et déplacements du.de la Président.e

Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Filtrer et instruire les informations nécessaires à l'activité de la Présidence et du Cabinet

Rédiger, saisir, mettre en forme, reproduire et diffuser des documents divers (courriers, comptes-rendus, rapports...)

Suivre et mettre à jour les documents administratifs relatifs à la gestion de la Présidence et du Cabinet

Mettre en place et gérer un système de classement et d'archivage pour la Présidence

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Contribuer à l'élaboration des réponses au courrier du.de la Président.e,

Sous l'autorité du.de la directeur.trice de Cabinet, traiter des affaires sensibles (rendez-vous, interventions, recours...), et faire des retours et informer

Participer à l'organisation de cérémonies officielles (accueil de délégations étrangères) et réceptions,

Participer à la veille sur les principaux dossiers faisant l'objet d'une actualité pour l'Université.

Activités associées/complémentaires :
- Suppléer le directeur de Cabinet dans la gestion financière,
- Réaliser un suivi d'activité,
- Concevoir des tableaux de bord,
- Participer à la vie collective de l'établissement
- Assurer l'interface avec les différents services de l'Université et notamment la Direction générale des services

Connaissances :

Connaissance approfondie de la méthodologie de classement et d'archivage

Connaissance de l'organisation administrative générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes

Connaissance de l'Université, son environnement et ses partenaires (notamment les collectivités territoriales et organismes de recherche)

Connaissance des techniques de gestion de projet

Compétences opérationnelles :

Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Afficher la suite
Maîtrise des outils bureautiques et systèmes d'information

Maîtrise des outils de gestion financière

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite

Maîtrise du fonctionnement et des circuits décisionnels de l'Université

Capacités rédactionnelles (rédaction de documents de synthèses, comptes rendus, courriers...)

Compétences comportementales :

Aisance relationnelle

Sens du travail en équipe

Sens de l'organisation et du discernement

Proactivité, réactivité et adaptabilité

Confidentialité et diplomatie

Disposer d'une grande capacité d'anticipation, de rigueur et d'initiative

Etre autonome sur son poste

S'exprimer aisément à l'oral