Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions administratives générales
- Accueillir et orienter les personnels et les usagers de la structure
- Gérer le courrier et la messagerie de l'adresse mail Direction de l'UFR
- Mettre à jour et gérer les différentes listes de diffusion
- Assister la Direction dans la préparation et le suivi des conseils d'UFR (préparation et mise en forme de documents, transmission aux membres et invités), organisation du classement des relevés de décision et des comptes-rendus.
- Préparer des documents types
- Gestion des rendez-vous de la Direction
- Gestion des parapheurs

Mise en oeuvre de procédures de gestion

· Gestion des chargés de cours vacataires de la prise de contact à l'établissement du contrat en partenariat avec le service RH

· Gestion financière
- Suivre le budget du service
- Elaborer et renseigner des tableaux de bord
- Vérifier la nature des dépenses (équipement, fonctionnement, personnel) et les critères de commande publique
- Elaborer des devis
- Saisir les commandes
- Collecter et contrôler les pièces justificatives, établir le service fait

· Gestion matérielle
- Recenser les commandes de l'expression du besoin au service fait (contacter les fournisseurs, générer les OS-tickets)
- Gérer les réceptions de commandes tenir l'inventaire et préparer la mise en service du matériel, tenir le stock et ranger les fournitures
- Gérer les mises au rebut
- Coordonner la gestion des clefs et des accès (nouveaux utilisateurs, emprunts...)
- Assister les gestionnaires dans les opérations d'archivage
- Veiller à la maintenance des appareils (copieurs, vidéoprojecteurs...)

· Communication
- Préparer l'arrivée des nouveaux personnels de l'UFR (mise à jour des listes de personnels, intégration aux listes de diffusion, création d'identifiants, préparation matérielle de l'équipement)
- Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur
- Coordonner les actions de communication avec le service de communication
- Tenir à jour les différentes listes de personnel de l'UFR, créer des listes de diffusion et des fichiers à jour
- Contribuer au développement de la communication interne, assurer la diffusion d'informations
- Contribuer à la mise à jour des informations générales du site de l'UFR de psychologie
- Assurer l'affichage des informations générales

Connaissances :
- Bonne connaissance du système éducatif et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur.
- Connaissances générales de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
- Connaissances générales des principes de la communication.
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps
- Maîtrise des outils de bureautique
- Bonne qualité d'expression orale et écrite
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- Sens du service et discrétion
- Rigueur et autonomie
- Sens de l'initiative