Assistante de Direction H/F - Ministères économiques et financiers

Le/la titulaire du poste est responsable du secrétariat du Médiateur des entreprises, du directeur général et de la directrice générale adjointe. A ce titre, il/elle apporte un appui et une aide continus au Médiateur, au directeur général et à la directrice générale adjointe dans la tenue de leurs agendas et la préparation de leurs dossiers. Il/elle veille également à assurer une permanence dans l'accueil des sollicitations reçues (appels téléphoniques, mails, réception et traitement du courrier). L'assistant(e) traite ces demandes avec réactivité et disponibilité.
Missions principales :
- Secrétariat particulier du Médiateur des entreprises, du directeur général (DG) et de la directrice générale adjointe (DGA) ;
- Gestion des agendas, organisation des rendez-vous et réunions;
- Gestion du courrier arrivée et départ, archivage numérique sur le réseau ;
- Organisation des déplacements du Médiateur des entreprises, du DG et de la DGA, préparation des ordres de mission et du remboursement des états de frais;
- Gestion des frais de représentation du Médiateur des entreprises et du DG;
- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, accueil des visiteurs ;
- Constitution des dossiers et soutien à la préparation des rendez-vous du Médiateur des entreprises, du directeur général et de la directrice générale adjointe ;
- Organisation des réunions de service et des groupes de travail internes à la médiation des entreprises;
- Contribution à la préparation du séminaire semestriel des médiateurs nationaux et régionaux délégués;
- Gestion et suivi des demandes d'abonnements presse de l'équipe centrale et d'achat d'ouvrages, relations avec le Pôle Documentation ministériel ;
- Commande des fournitures de bureau en lien avec les autres assistantes.
- En l'absence de l'assistante en charge, organisation des réunions des comités de crise animés par le Médiateur des entreprises (comité de crise sur les approvisionnements et les conditions de paiement, comité de crise BTP, comité de crise sur l'énergie) et des réunions plénières dans le cadre des missions de filières confiées au Médiateur (ex. mission grande distribution) ;
Le/la titulaire du poste participe, comme tous les membres de l'équipe centrale, à la réunion de service hebdomadaire. Il/elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistantes de la Médiation et leur apporte son appui en tant que de besoin.
Dans le cadre de ses missions il/elle est en contact avec une grande variété d'interlocuteurs, au sein du ministère comme à l'extérieur (organisations professionnelles, entreprises, etc.).
Le/la titulaire du poste participe à l'amélioration continue des process d'organisation internes et externes.

Le profil recherché est celui d'un(e) assistant(e) expérimenté(e), s'intéressant à l'action publique en matière économique et ayant une bonne capacité d'interaction avec des interlocuteurs de haut niveau. Qualités attendues : motivation, rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités, goût pour les contacts avec les acteurs économiques (entreprises et acteurs publics), esprit d'équipe. La maîtrise des outils bureautiques, des outils de visioconférence et des applications métier (SILOG) est nécessaire.