Assistant-Assistante Ressources Humaines et Suivi des Projets - Mairie de Lille H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant-assistante RH au sein de l'unité " Accompagnement des familles et gestion des Ressources Humaines", en lien avec les EAJE, doit être en mesure :
- D'accompagner le personnel permanent et temporaire de sa prise de fonction à la fin de sa mission
- D'harmoniser, actualiser et sécuriser les procédures
- De participer et/ou d'accompagner certains projets de la direction
- De répondre aux besoins des familles : avoir la capacité d'évaluer le besoin des familles et son évolution afin d'y répondre dans un souci de qualité de service rendu à l'usager

Fonction de rattachement :
Responsable Unité - Accompagnement des Familles et Gestion des Ressources Humaines

En lien avec le ou la responsable de l'unité et les directeurs-trices en EAJE, l'Assistant-e RH et suivi des projets a les missions suivantes :

Missions liées à la gestion des ressources humaines :
- Suivi des effectifs temporaires
- Assistance administrative dans la gestion du personnel permanent
- Suivi des apprentis et stagiaires
- Gestion administrative du personnel

Mission en soutien aux chargées d'accompagnement des familles, des EAJE :
- Accueil et orientation (accueil téléphonique et physique)
- Informer sur les différents modes d'accueil sur le territoire lillois
- Suivi et gestion de la boite mail Petite Enfance

Missions liées à l'accompagnement des projets Petite Enfance :
- Contribuer à l'évolution des logiciels métiers
- Gestion et suivi des dossiers / projets thématiques et/ou transversaux de la direction en lien avec les structures et les partenaires
- Projets thématiques : participer aux réunions et groupes de travail, assurer un rôle de contributeur, d'animateur, de rédacteur et/ou de référent-e de projet
- Evénementiel : préparation et participation aux temps forts et événements liés à la petite enfance

Missions secondaires liées à l'activité de la direction :
En fonction des nécessités de service, dans le cadre de la démarche qualité, peut être amené-e à assurer le suivi administratif des dossiers de la direction afin d'assurer et de garantir une continuité de service.

Conditions d'exercice :
- La Direction Petite Enfance compte plus de 270 agents
- En contact permanent avec les collaborateurs internes (EAJE, services RH), constante adaptation à l'évolution des projets Petite Enfance

- Aptitude à l'accueil tout public et l'accompagnement : Sens de l'accueil et du service public
- Capacité à réagir face à un public sensible et /ou difficile
- Adaptabilité à des publics et interlocuteurs divers : pédagogie, écoute, patience, empathie
- Capacité à accompagner, orienter les familles
- Capacité à travailler en équipe, en transversalité
- Rigueur administrative (suivi des dossiers, mise à jour, classement, réponse adaptée...)
- Capacité rédactionnelle et maîtrise de la correspondance administrative
- Bonne maîtrise de l'outil informatique : Word (publipostage), Excel (tableaux, base de données, TCD...), outlook, internet,
- Capacité à organiser, planifier, anticiper, proposer
- Capacité à travailler avec réactivité et dans l'urgence, sens des priorités
- Autonomie
- Discrétion et devoir de réserve
- Capacité à relayer les informations, s'assurer de leur fiabilité et savoir alerter
- Capacité à se remettre en cause, prise de recul, gestion des émotions
- Capacité à faire évoluer ses missions et intégrer une réflexion dans le cadre du projet de service/ de direction