Assistant a la Scolarite des Etudes Superieures Musicales - Haute Ecole des Arts du Rhin H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de l'Administrateur de l'Académie supérieure de Musique de Strasbourg, l'assistant(e) seconde les deux conseillers aux études et contribue ainsi au fonctionnement de l'Académie supérieure de musique.

Activités principales
L'assistant(e) a en charge :

Pour l'action culturelle :
- En lien avec le conseiller aux études DNSPM/Master, la production des manifestations (ensembles, master classes, concerts, répétitions), en relation avec le/la chargé(e) de l'action culturelle et la régie du Conservatoire de Strasbourg ;
- En lien avec le conseiller aux études DNSPM/Master, l'établissement des effectifs des orchestres et autres ensembles musicaux de l'Académie (sollicitation de musiciens supplémentaires, préparation des documents à communiquer) ;
- L'organisation de la venue des intervenants (master classes, renforts et chefs d'orchestres) ;
- Le contrôle des présences lors des manifestations ;
- Le travail sur les supports de communication avec le service communication de la HEAR.

Pour la scolarité (DNSPM, Master, DE) :
- L'accueil du public (renseignements en matière de scolarité) ;
- La rédaction, saisie et mise en forme de documents et courriers liés à la scolarité ;
- Le classement et l'archivage des documents liés à la scolarité et à l'action culturelle ;
- En lien avec les conseillers aux études et l'administratrice, la préparation de la rentrée (établissement des effectifs, organisation des inscriptions pédagogiques...) ;
- En lien avec la conseillère aux études DE, la participation à l'organisation de la formation DE (accueil des intervenants, besoins techniques...) ;
- En lien avec les conseillers aux études et l'administratrice, la participation à l'organisation des examens d'entrée et de fin d'année pour tous les cursus (organisation de la venue des membres de jurys, convocations, contrôle des présences, besoins techniques...) ;
- La collecte des notes du contrôle continu et des examens auprès des professeurs ;
- La préparation et l'enregistrement des procès-verbaux des examens d'entrée et de sortie ;
- La tenue du registre des absences, la délivrance d'attestations variées ;
- L'alimentation de la base de données du logiciel scolarité ;
- L'édition des diplômes (transmission des éléments) avec le service communication.

Activités secondaires :
- Ponctuellement, l'accueil du public et des intervenants lors des manifestations (responsable de salle).
- L'assistant(e) scolarité et action culturelle peut également suppléer l'assistant administratif en cas d'absence ou selon les nécessités de service.

Il (elle) travaille en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines (services scolarité, communication, relations internationales notamment).

SAVOIRS
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs établissements ;
- Bonne connaissance du milieu culturel, en particulier celui de la musique et de l'enseignement artistique ;
- Maîtrise de l'anglais exigée / maîtrise de l'allemand appréciée

SAVOIR-FAIRE
- Qualités rédactionnelles avérées ;
- Sens de l'accueil du public ;
- Maîtrise des techniques de secrétariat ;
- Connaissances des techniques de communication ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).

SAVOIR-ÊTRE
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Rigueur : organisation et méthode
- Intérêt pour l'enseignement supérieur artistique et le champ culturel ;
- Souplesse et pragmatisme ;
- Réactivité et initiative ;
- Autonomie ;
- Discrétion.