Secrétaire H/F - le Home de l Enfance

Fondée en 1958, le Home de l'Enfance est une association départementale qui oeuvre exclusivement dans le champ de la protection de l'enfance. Elle gère 4 maisons d'enfants et un service de placement à domicile. Le Home de l'Enfance accompagne 176 enfants et adolescents confiés.

Poste à pourvoir dès que possible.

Nous recherchons un/une secrétaire H/F pour notre établissement situé à Boran sur Oise (60).

Dans le cadre des missions liées à la protection de l'enfance, des orientations du CA et des procédures de l'Association, sous la responsabilité du directeur de l'établissement (H/F), vous assurez le secrétariat, le suivi administratif et la comptabilité de l'établissement.

Assurer le secrétariat et le suivi administratif courant de l'établissement
- Prendre connaissance, trier et dispacher auprès de l'ensemble du personnel et de tout organisme nécessaire les emails, fax, notes internes, courriers. reçus,
- Elaborer et envoyer tout email, fax, notes, courriers. auprès du personnel et de tout organisme nécessaire,
- Assurer l'accueil téléphonique de l'établissement,
- Assurer l'accueil physique de tout visiteur (usager, famille, partenaire.) dans l'établissement,
- Assurer la veille de la base documentaire de l'établissement,
- Signaler au directeur (H/F) tout dysfonctionnement pouvant entraver la bonne marche de l'établissement,
- Commander les fournitures de bureau,
- Classer et archiver tout type de document,
- Assurer le suivi de tout outil de suivi / tableau de bord liés à l'activité de l'établissement (planning hebdomadaire, suivi du mobilier et des investissements liés, suivi des services d'après-vente.), proposer toute amélioration possible (dans le souci du respect de l'harmonisation des pratiques et outils),
- Participer aux réunions le concernant (secrétaires, d'organisation, institutionnelle.),
- Participer aux temps de vie de l'institution (journées festives),
- Etre garant des règles de vie de l'établissement / de l'association à tout moment,
- Signaler au directeur (H/F) toute détérioration et tout dysfonctionnement pouvant entraver la bonne marche de l'établissement,

Assurer le suivi administratif lié aux usagers
- Rédiger tout type de courriers et documents liés à l'accompagnement (note d'incidence, rapport d'échéance.) et à l'activité (rapport d'activité, rapport financier, notes diverses.),
- Assurer le suivi des dossiers des usagers,
- Tenir informé le Siège des entrées et sorties d'usagers en temps réel.

Assurer la gestion administrative du personnel de l'établissement
- Assurer la gestion administrative du personnel en lien avec le siège associatif : fiche d'entrée, fiche de sortie, variable de paie, suivi des congés, arrêts maladies.,
- En lien avec l'encadrement des établissements mettre à jour les plannings (via le logiciel OCTIME),

Participer au suivi de la comptabilité de l'établissement
- Assurer l'enregistrement et le suivi des entrées et sorties de la caisse,
- Assurer l'enregistrement et le suivi des paiements par chèque (au moyen d'un logiciel comptable - CEGI),
- Elaborer et suivre la facturation de l'établissement en lien avec le Directeur (H/F) de l'établissement,

La maîtrise des logiciels SILAO, CEGI et OCTIME serait un plus.
De niveau Bac +2 en gestion des entreprises et administration et une expérience professionnelle dans un poste similaire exigée d'au moins 3 ans.
Permis B souhaité.
Rémunération selon profil et grille de la convention collective.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Logiciels comptables, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser le traitement des commandes, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour enfants en difficultés