Responsable du Bureau de Gestion des Personnels Enseignants H/F - Universite D'orleans

Au sein de l'UFR Droit-Economie-Gestion de l'Université d'Orléans, votre mission consiste à organiser l'activité du bureau, élaborer et planifier les emplois du temps et assurer le suivi des services d'enseignements.

Activités principales
Responsable de bureau

- Organiser le travail de l'équipe et programmer les activités du service ;
- Coordonner et contrôler l'ensemble des tâches des gestionnaires du bureau, en lien avec la responsable de service ;
- Utiliser les outils de gestion et d'analyse pour traiter les données et analyser les activités.

Elaboration et planification des emplois du temps
- Organiser et participer aux réunions avec les responsables pédagogiques (de filières et de sections) portant sur la détermination des services d'enseignement.
- Veiller au respect des maquettes d'enseignement et à la mise à jour des tableaux d'habilitation (cellule Apogée) ;
- Déterminer et mettre en place les groupes de TD, en collaboration avec l'équipe de direction et le service des études.
- Coordonner l'envoi et le suivi des fiches de voeux ;
- Elaborer les emplois du temps en tenant compte des maquettes, des fiches de voeux et en lien avec les responsables pédagogiques ;
- Assurer le suivi quotidien de l'outil ADE (modifications des emplois du temps, suivi des évolutions du logiciel en liaison avec la DSI).

Superviser les opérations de suivi des services prévisionnels titulaires et vacataires
- Contrôler la bascule des emplois du temps saisis sur ADE vers la base SAGHE
- Recueillir et saisir les services ne faisant pas l'objet d'un placement sur ADE.
- Procéder aux vérifications de cohérence entre les différentes bases de données (maquettes de formation, saisies ADE, données SAGHE) ;
- Informer les enseignants pour vérification de leurs services prévisionnels et réalisés et de la signature des fiches des services ;
- Suivre les dossiers vacataires chargés d'enseignement (envoi et contrôle des dossiers) ;
- Assurer et contrôler la mise en paiement des heures complémentaires des titulaires et des heures de vacations des chargés d'enseignement ;

Suivi des carrières
- Suivre les éléments de carrières des enseignants (mutation, retraite ; recrutements ; temps partiel,.) et participer à la mise à jour du tableau des emplois.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Adapter les méthodes de formation aux besoins spécifiques, Animer, coordonner une équipe, Piloter une activité, Savoir anticiper, planifier et gérer les urgences, Logiciels (ADE, SIHAM, SAGHE, Goepec, SAP), Outils bureautiques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.