Agent Pôle État Civil Élections - Cachan H/F - Fonction publique Territoriale

Libelle du poste : Agent pôle état civil, élections (F/H)
Direction - Service : DAG - Service relation citoyen

Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service état civil (N+1) et la responsable du service relation citoyen (N+2), vous serez chargé(e) :
- D'accueillir et de renseigner le public sur les questions d'état civil ;
- D'instruire et de constituer les actes d'état-civil, d'enregistrer et de délivrer les documents administratifs.

Le service relation citoyen est composé d'une quinzaine d'agents de l'accueil unique dont 4 agents sont rattachés au pôle élection.

Positionnement hiérarchique :
Responsable N+2 : Responsable du pôle état civil
Responsable N+1 : Responsable du service relation citoyen

Instruction et constitution des actes d'état civil :
- Mise à jour des registres d'état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissance, transcriptions, mentions marginales, changement de nom, changement de prénom, etc.

- Délivrance des actes d'état civil

- Délivrance des autorisations funéraires

- Préparation des dossiers mariages et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de famille, envoi des avis de mention, etc.

Enregistrement et délivrance des documents administratifs :
- Traitement des demandes de carte d'identité, de passeport, d'attestation d'accueil, de légalisation, de signature, de recensement militaire

- Traitement du courrier, des différentes boîtes mails

- Suivi de l'archivage des dossiers

Élections :
- Enregistrement des demandes d'inscription sur les listes électorales

- Participation à l'organisation des élections

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Lieu de travail :
Hôtel de ville de Cachan
Square de la Libération
94230 CACHAN

Temps de travail : 39h00
Horaire de travail : Amplitude horaire de 08h15 à 17h15

Particularités ou contraintes du poste :
Permanence le jeudi soir jusqu'à 19h00 (1 à 3 fois par mois) et travail le samedi de 08h45 à 12h30 (1 à 3 fois par mois) et les après-midi lors de la célébration des mariages.

SAVOIR :
- Expérience dans l'accueil du public
- Connaissances de la réglementation en matière d'état civil
- Connaissances de l'organisation générale des services de l'administration et de l'environnement territorial

SAVOIR - FAIRE :
- Savoir appliquer les procédures administratives et en assurer le suivi
- Bonne maîtrise de l'outil bureautique et informatique
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Bonnes capacités rédactionnelles

APTITUDE / QUALITE :
- Bon relationnel et sens de l'organisation
- Discrétion et respect du devoir de confidentialité
- Adaptabilité aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques