Chargé d'Accueil - Grandfresnoy H/F - Fonction publique Territoriale

Le chargé d'accueil est le visage de la mairie, assurant un premier contact chaleureux et efficace auprès des usagers, que ce soit physiquement ou par téléphone. Il est attendu de lui qu'il informe et oriente avec clarté les citoyens dans leurs démarches, gère les aspects administratifs courants de l'accueil (courrier, standard, etc.), et contribue activement à la qualité du service public en étant à l'écoute et en facilitant l'accès aux différents services municipaux. Son rôle est essentiel pour véhiculer une image positive de la collectivité et pour simplifier le quotidien des administrés.

- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Réception, traitement et diffusion de l'information aux élus, supérieur hiérarchique et collègues concernés (courrier, email, dépôts de message du public) : envoi du courrier, diffusion de l'information (d'une manière générale)
- Réalisation de divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, convocations, tableaux, comptes rendus, procès-verbaux, rapports, arrêtés, feuilles d'informations...) tri, classement, archivage, travaux de recherches documentaires, numérisation, suivi et mise à jour des plannings et agendas des salles communale
- Suivi, instruction avant/après avis des services de l'ARC et mise en forme des dossiers d'urbanisme
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (funéraire, état civil, location de salles, etc.)
- Gestionnaire : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement...
- Assistance à la mise en ½uvre et suivi des élections.

- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissance de base générale et experte : urbanisme, funéraire, état civil, etc. et connaissance de base : règles des marchés publics
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Disponibilité et discrétion
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique