Assistante ou Assistant Pédagogique au Département Génie Biologique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission principale :
Contribuer à l'organisation pédagogique du département en veillant à l'application du règlement des études et de scolarité et des textes en vigueur, au respect des procédures dans APOGEE et des calendriers.
Activités :
Accueillir, informer et renseigner les étudiants, les apprentis, les enseignants et les intervenants professionnels et les personnes extérieures. L'assistant.e pédagogique assure l'interface entre les étudiants, l'équipe pédagogique, les intervenant.es extérieur.es et la direction de l'IUT. Il.elle traite les communications téléphoniques et les courriels. Il.elle a en charge des tâches de secrétariat du département.
Participer à l'organisation du parcours pédagogique de l'étudiant
L'assistant.e pédagogique a en charge la réalisation de tâches en lien avec la pédagogie telles que :
la réalisation des trombinoscopes des étudiants
les listes d'appel
la récupération des attestations relatives au règlement intérieur et de scolarité
le suivi du statut vaccinal des étudiant.es en coordination avec le SSE et les responsables de parcours concernés
la gestion des réservations de salles dans lelogiciel ADE Campusainsi que la préparation de ces salles pour les différentes activités
la gestion pédagogique dans le logiciel métier APOGEE (inscriptions pédagogiques, saisie des notes, édition des procès-verbaux de délibération, des bulletins de notes, gestion des groupes...)
la préparation des délibérations des jurys
le suivi des absences en lien avec les directeurs.rices d'études
le suivi des emplois du temps
la gestion administrative des stages (conventions - relations avec les responsables enseignant.es des stages et les entreprises - collecte des rapports)
la participation à la gestion des candidatures E-candidat pour les passerelles
la gestion des notes en utilisant l'interface des applications Scodoc et Apogée
la modélisation des maquettes de diplômes lors des changements de maquettes ainsi que le suivi des modifications. Ce travail est réalisé en lien avec les responsables pédagogiques concernés et avec la responsable du service de la scolarité de l'IUT
L'envoi des mémoires et la préparation des soutenances
Assurer le suivi et la saisie des services d'enseignement des enseignant.es et des vacataires
L'assistant.e pédagogique a en charge la saisie dans l'application SAGHE des services (prévisionnels et réalisés) des enseignant.es titulaires du département ainsi que des services des chargé.es d'enseignements vacataires.
Assurer les tâches de secrétariat
L'assistant.e pédagogique a en charge la gestion du courrier, des colis et des courriels
Il.elle crée et suit les tickets PAL pour répondre à des dysfonctionnement ou des besoins du département
Il.elle assure la logistique pour l'impression des documents (demandes d'impressions et réceptions des tirages)
Il.elle est chargé.e de l'archivage et du classement des documents
Il.elle assure la gestion des flux de fournitures

SAVOIR :
- Connaissance de l'environnement professionnel, de la structure de l'IUT et de l'Université
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Capacités à exploiter les outils de communication

SAVOIR-FAIRE :
- Situer les activités des départements au sein de l'IUT
- Maîtriser les outils de gestion bureautique classique
- Apprendre puis maîtriser rapidement les logiciels internes de gestion
Afficher la suite
- Savoir organiser, hiérarchiser et planifier ses activités
- Savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les urgences
- Capacités d'analyse et de synthèse

SAVOIR-ETRE :
- Savoir travailler en équipe et rendre compte
- Être autonome et organisé
- Faire preuve de capacité d'adaptation
- Être réactif et disponible
- Savoir anticiper et prendre des initiatives
- Savoir travailler dans l'urgence
- Avoir le sens des relations publiques et une aptitude au dialogue et à la communication
- Avoir le sens de l'écoute
- Devoir de réserve