Assistant·e Financier·e et de Formation Continue H/F - La Rochelle Université

Vos missions

Informer les interlocuteurs externes et internes sur l'offre de formation et gérer les aspects administratifs et matériels correspondants.

Vos activités principales

Financier :

Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et en assurer le suivi

Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Consigner les procédures applicables dans son domaine

Enregistrer les données budgétaires

Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence

Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement

Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Formation :

Informer :

Prospecter auprès des candidats, des entreprises : réceptionner les appels et gérer les courriels (information de premier niveau)

Informer sur les procédures, réglementation auprès des enseignants, responsables de formation

Gérer les candidatures :

Instruire les dossiers d'inscription

Emettre des devis

Renseigner et/ou monter des dossiers de demandes de financements

Les contrats et conventions :

Rédiger

Suivre le circuit des signatures

Suivre le circuit financier

Les actions de formation :

Gérer la logistique : salles, hébergement, restauration et gestion des pauses

Contrôler la réalisation des emplois du temps

Contrôler l'assiduité

Saisir les notes

Organiser les jurys de délibération

Editer des certificats

Les stagiaires :

Accompagner pour aides financières,

Mettre à disposition diverses attestations

Profil de poste disponible

Compétences

Compétences opérationnelles

· Savoir appliquer des procédures et des règles financières

· Savoir analyser les données comptables et financières

· Savoir planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances

· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

· Savoir réguler les éventuels dysfonctionnements
Afficher la suite
· Savoir mettre en oeuvre une démarche qualité

· Savoir concevoir des procédures de gestion des activités de formation

· Savoir concevoir des tableaux de bord

· Savoir travailler en équipe

· Savoir rendre compte

· Savoir mettre en oeuvre et optimiser des procédures de gestion

· Savoir appliquer des procédures et des règles

Compétences comportementales

· Aisance relationnelle

· Capacité d'adaptation

· Sens de l'organisation

· Sens de la confidentialité

Connaissances

· Environnement et réseaux professionnels

· Finances publiques

· Marchés publics

· Systèmes d'information budgétaires et financiers

· Culture internet

· Modes de fonctionnement des administrations publiques

· Techniques d'élaboration de documents