2201-Secrétaire Territorial·e - Conseil Departemental de Meurthe et Moselle H/F - Fonction publique Territoriale

Le/la secrétaire territorial (e) effectue une activité de remplacement au sein des différentes missions du territoire, intervenant principalement dans le champ des Solidarités. Il/elle assure cette mission dans la continuité de la personne remplacée ou de l'équipe secondée et dans le respect des activités de la mission ou du service. La zone géographique d'intervention concerne l'ensemble des sites du territoire du Lunévillois.

* Effectue des missions de secrétariat en remplacement d'absences liées à un congé maternité, un congé maladie, une vacance de poste ou un besoin de renfort à la MDD ou sur les sites des Maisons départementales des Solidarités (MDS) du territoire (Baccarat, Blâmont, Blainville sur l'Eau, Dombasle sur Meurthe, Lunéville, St Nicolas de Port).
* Exerce ses missions dans le respect des activités de la mission ou du service, dans le respect du cadre juridique et des principes éthiques et déontologiques
* Réalise les activités déclinées dans la fiche de poste de l'agent dont il/elle effectue le remplacement ou celles relevant des missions qui lui sont confiées dans le cadre d'un renfort
* Assure l'accueil physique et téléphonique permettant information, orientation et première évaluation de la situation
* Assure la gestion administrative et le suivi des dossiers de la mission / du service via les logiciels dédiés
* Rédige des courriers et met en forme des écrits professionnels (rapports, compte rendus...)
* Assure la gestion du courrier (arrivée/départ, diffusion...)
* Assure le classement, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux
* Participe à l'organisation du service d'accueil et aux réunions de service
* Participe à l'organisation logistique du service ou d'un site, en lien avec la Délégation Ressources (plannings, fournitures, véhicules, etc.).

Spécificités
* Permis B indispensable
* Participe à l'élaboration et/ou à l'amélioration des outils de travail (exemple : logiciels spécifiques...)

Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître l'ensemble des politiques de solidarité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Rédiger des courriers simples
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité

Compétences relationnelles :
* Être en mesure de travailler en équipe
* Savoir faire preuve d'assertivité
* Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Travailler en équipe pluridisciplinaire

Compétences stratégiques :
* Identifier sa place et son rôle dans l'ensemble d'un processus
* Savoir s'adapter (aux outils/à une équipe)
* Assurer la polyvalence sur l'ensemble des missions
* Être autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail.
* Savoir respecter les procédures définies
* Etre capable de prendre des initiatives
* Faire preuve de curiosité professionnelle
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers/demandes par degré d'importance ou d'urgence
* Respecter la déontologie et/ou l'éthique