Charge d'Accueil et du Protocole - Commune des Pennes-Mirabeau H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du Cabinet du Maire de la commune, assurer la gestion de l'organisation du service « protocole », des manifestations locales et des cérémonies commémoratives en relation avec le Maire et l'ensemble des élus.
Assurer l'accueil du public.

Accueillir et renseigner le public
Recevoir et orienter les appels téléphoniques destinés au maire
Prendre les messages et fixer les rendez-vous
Organiser les actions protocolaires, manifestations locales et cérémonies commémoratives
Assurer le suivi administratif (déroulé des cérémonies, rédaction de notes, courriers, invitations et arrêtés, établissement des dossiers de sécurité)
Assurer la gestion et l'actualisation des fichiers d'invités
Assurer le suivi logistique et technique (réservation du lieu et du matériel, gérer les commandes nécessaires)
Gérer le budget relatif aux manifestations et autres événements internes et externes (réalisation des bons de commande, suivi de la facturation, achat direct)
Coordonner les prestataires internes et externes
Organiser la mise en place et superviser le déroulement des manifestations
Assurer la gestion de l'utilisation des salles

Connaissance du protocole, des cérémonies commémoratives et
Institutionnelles
Diplomatie
Connaissance des rouages de l'organisation d'événements
Connaissance du tissu associatif local
Maîtrise parfaite de l'outil informatique
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Gestion précise des plannings
Relation avec l'ensemble des services et des élus
Contact direct avec le public et notamment des associations locales.
Rigueur et efficacité dans l'exécution des tâches
Respect des rapports avec la hiérarchie
Confidentialité