25 - 57 Assistant·e de Direction Cadre d'Emploi Adjoint Administratif - Catégorie C - Filière... H/F - Fonction publique Territoriale

25/57 Un·e Assistant·e de Direction F/H (Cadre d'emploi : Adjoint administratif - catégorie C/ filière administrative) au Pôle Citoyenneté/ Direction Attractivité Tourisme Vie Associative

Sous la responsabilité de la Directrice Attractivité Tourisme Vie Associative, l'assistant·e de Direction assurera les fonctions suivantes :

Gestion administrative :
* Enregistrement et diffusion des courriers, notes et conventions;
* Préparation des dossiers pour les Sessions et Commissions Permanentes (transmission des ordres du jour et du rétroplanning, relectures des notes et rapports); secrétariat de la Commission Attractivité Tourisme et de la Commission Vie associative (convocation, listes d'émargement, constitution des dossiers, relevé des décisions).

Référent·e Ressources Humaines et correspondant·e formation :
* Pour le personnel permanent de la Direction (12 agents) : logiciel de gestion du temps de travail, suivi des conventions télétravail, des frais de déplacement, planning des congés, tickets restaurant, formations et plan de développement des compétences, suivi des procédures de recrutement et des indicateurs d'activité RH;
* Appui RH à certains moments de l'année pour le projet Castelnou ou pour les coordinateurs conseillers et ambassadeurs du numérique.

Secrétariat :
* Accueil, appels téléphoniques, suivi matériel des agents (fournitures, mobilier, équipements informatiques et logiciels, organisation des bureaux et installation nouveaux agents...), diffusion des procédures, archivage réseau, participation aux réunions des assistantes de direction du Pôle Citoyenneté.

Missions spécifiques :
Assurer l'accompagnement pour les missions en matière de politique associative, en relation étroite avec la Directrice Adjointe en charge de la Vie associative, notamment :
* Contribuer à la gestion du portail Pass 66 (actualiser le contenu - dont les inscriptions à l'annuaire, préparer les validations des événements et la modération des petites annonces publiées par les associations);
* Assurer l'accompagnement des associations dans leur dépôt de demande de subvention (permanence téléphonique et physique), contribuer à l'assistance technique, suivre l'état des demandes, archiver les demandes transférées;
* Participer aux événementiels organisés par la Direction : gestion des invitations et relances téléphoniques, liste d'émargement et accueil;
* En appui de l'agent instructeur payeur des dotations cantonales, instruire et assurer les paiements des subventions à certains moments de l'année.

* Goût pour le travail en équipe, capacité d'adaptation et d'initiative, transversalité;
* Maîtrise des outils informatiques et capacité de maîtriser rapidement les logiciels métiers : E-Subvention, Notilus, Chronogestor;
* Organisation et méthode, rigueur, réactivité, confidentialité;
* Connaissance du monde associatif et des collectivités territoriales appréciée.

Formation souhaitée :
* Bac ou tout autre diplôme généraliste;
* Formation bureautique.