CoordinateurCoordinatrice AdministratifTive en Alternance H/F - Association Francaise des Diabetiques Oc

Présentation AFD Occitanie

L'Association des diabétiques Occitanie est une association de patients, au service des patients et dirigée par des patients.
Affiliée à la Fédération Françaises des diabétiques qui compte un réseau de 85 associations locales, réparties sur l'ensemble du territoire, elle représente les 204 000 patients diabétiques de l'Occitanie.
Elle est totalement indépendante de toute institution publique, de tout organisme ou entreprise privée, de toute corporation professionnelle.
Depuis 2020 elle couvre 9 des 13 départements de l'Occitanie et s'est structurée avec des responsables de délégation par département.
Son enjeu est de toucher, par ses actions, le plus de patients diabétiques afin de préserver et améliorer l'état de santé de la population.

Vous rêvez d'un métier polyvalent dans un secteur associatif ? L'AFD Occitanie vous propose un poste de Coordinateur Administratif pour gérer les actions de bénévolats sur le territoire Occitanie.

La feuille de route du coordinateur administratif (H/F)

La région se compose de 9 délégations, de 500 membres dont une cinquantaine de bénévoles actifs.

Sous la hiérarchie du chargé des ressources humaines de l'Association et du trésorier, il est en charge de :
- Saisir et gérer les adhésions via l'outil informatique
- Accompagner les responsables bénévoles dans la préparation, l'organisation et le fonctionnement des instances statutaires (Bureau, CA, Assemblée Générale)
- Développer la vie associative et l'engagement bénévole en entretenant le lien avec les bénévoles.
- Gérer et développer les relations fédérales en mettant en synergie les actions de la fédération avec l'association.
- Mettre en place et suivre des outils de gestion administrative et financière (tableau de bord de suivi des budgets...)
- Assurer le suivi les démarches administratives (déclarations, demandes de subventions et mécénats, suivi de la mise en oeuvre des conventions et des engagements...)
- Co-construire et coordonner la rédaction des présentations de CA et AG (rapport d'activité et du rapport financier annuel,.)
- Préparer et suivre les pièces comptables : pointage et rapprochement bancaire, préparation des documents pour la saisie comptable, transmission des bons à payer au trésorier, dépôt des chèques à la banque, contrôle des cotisations des adhérents.
- Appuyer les initiateurs de projets (bénévoles ou salariés) dans le montage, la mise en place, la conduite et l'évaluation des projets et actions en lien avec les partenaires (recherche de financements et partenariats, analyse des coûts, étude prospective, ajustement éventuel des projets, bilan/rapport...)
- Répondre au quotidien à l'ensemble des questions arrivants sur les différents canaux de communication de l'association (tel, mail, site internet)
- Accueillir physiquement les visiteurs ou futurs adhérents.
- Développer et superviser la veille sur les sujets « Diabète »
- Contribuer à l'élaboration des actions de communication interne et externe et coordonner leur mise en oeuvre (newsletter périodique, newsletter papier)

PROFIL RECHERCHE :
Personne avec très bon relationnel, organisée et autonome.

FORMATION PROPOSEE /
inscription dans un centre de formation pour niveau BTS/DUT en alternance, spécialité Assistance de direction ou assistance de manager ou assistance de gestion PME/PMI ou secrétaire comptable.

COMPETENCES REQUISES :
Connaissance de base en gestion administrative, financière et comptable d'une association
Outils bureautiques Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Planner, Teams, OneDrive, SharePoint)
Connaissance pour la mise à jour site internet

Experience : Débutant accepté

Compétences : Logiciels comptables, Codifier une facture, Codifier un mandat, Codifier un titre, Effectuer le suivi des commandes, la facturation

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.