Adjoint de Direction Administratif et Financier H/F - Maison de l Amitie

MISSION :
L'Adjoint(e) de Direction administrative Ressources Humaines (RH) est chargé de la réalisation et du suivi administratif de la gestion du personnel de l'Association. Assurant un lien direct entre les collaborateurs et la directrice de l'Association, il prend en charge la gestion administrative du volet social ; le suivi des contrats de travail, des plannings, des absences, congés, visites médicales et déclarations aux organismes sociaux. Selon son expérience, l'adjoint RH peut également intervenir sur le suivi de la formation, les recrutements, la gestion de la paie, les problématiques de relations sociales, et la participation et préparation documentaire des réunions du CSE.
Pour chacune des activités décrites ci-dessous, l'Adjoint administratif RH entre en relation avec les salariés et managers, recueille et complète les pièces administratives, enregistre les informations dans l'outil de gestion RH et effectue les déclarations nécessaires aux autorités administratives.
Prend en charge la gestion administrative des entrées et sorties du personnel : établit et enregistre les contrats de travail, gère les modalités de fin ou rupture de contrats de travail
Assure un suivi des absences, congés et éventuellement des temps de travail des salariés du cabinet
Organise et met en oeuvre le télétravail : calcule le temps de télétravail de chacun des salariés, met à leur disposition des outils de travail à distance, etc.
Gère les visites médicales : contacte la médecine du travail et prend les rendez-vous pour les salariés du cabinet
Assure un reporting régulier de la situation administrative du personnel à la directrice de l'association, est en lien régulier avec la gestionnaire de paie et le cabinet d'expert-comptable et la sollicite pour des arbitrages (interprétation d'un texte en droit du travail.)
Bonne connaissance du droit du travail : volet social, veille juridique, courriers, notes d'informations ou de service, informations au personnel, relai de la directrice de l'association
Volet social RH
Gestion des recrutements : recueille les besoins en recrutement des métiers de l'association, rédige et publie les offres d'emploi, prend contact avec les candidats, planifie et participe si besoin aux entretiens et à l'évaluation des candidats rencontrés.
Gestion de la paie : collecte et saisit les données individuelles des salariés (données personnelles, temps de travail), transmet les informations et corrections à la gestionnaire de paie, contrôle les bulletins de paie en lien avec la directrice de l'association, communique avec les salariés, transmet toutes informations utiles au personnel.
Gestion de la formation : recueille les besoins en matière de formation du personnel, prend en charge, assure l'organisation logistique et le suivi des formations (planning, gestion des salles/lieux).
Gestion des Relations sociales : en assistance à la directrice de l'association, peut participer aux échanges avec les instances représentatives du personnel, à l'organisation des élections des représentants du personnel et assure un travail de veille juridique et de recherche documentaire en droit social.
Volet Administratif
Gestion du courrier courant : assure le suivi, réponses, classement
Gestion des factures : recueille, enregistre, relai avec le cabinet d'expert-comptable, classement des factures (numérise)
Gestion des archives : assure l'archivage des documents administratifs et RH (numérisation)
Participe à l'accueil/standard en lien avec les collaborateurs : accueil physique, veille téléphonique, informations, affichage panneaux règlementaires, accompagne les visiteurs si besoin. Planification du personnel assurant l'accueil (assistante de direction, responsable hébergement, bénévole).
Reporting
Assure le suivi des CR de réunions : COPIL, CODIR, COPAC avec les collaborateurs
Planifie les réunions et envoie les convocations ou rappels
Effectue un suivi régulier de l'activité de l'association

Experience : 3 An(s)

Compétences : Piloter des opérations liées à la gestion des emplois et des compétences, Contrôler et faire appliquer le respect de dispositions légales et réglementaires, Mettre en place des solutions d'amélioration de la performance, Participer à la définition des orientations stratégiques de l'entreprise, Réaliser la gestion administrative du personnel, Utilisation des logiciels RH,Actualités sociales & techniques veille réglement., Expert dans le champs social (contrats...)

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.