A.M.A. - Secrétaire Médicale - 100% - Unité Sanitaire en Milieu Pénitentiaire-Chauconin Neufmontiers H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'établissement
Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) regroupe depuis le 1er janvier 2017 trois établissements de type « Médecine, Chirurgie, Obstétrique » et Psychiatrie du Nord Seine et Marne. Il comprend 6 sites hospitaliers répartis sur les communes de Meaux (Site d'Orgemont et Saint-Faron), de (Site de Marne La Vallée), de Coulommiers (Sites Abel Leblanc et René Arbeltier) et 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte). Depuis 2019, le Centre Hospitalier Gériatrique de Jouarre a été intégré au GHEF.
Contexte
Acteur majeur de la prise en soin du territoire Nord Seine et Marne, le GHEF offre une pluridisciplinarité d'expertises favorisant les parcours professionnels de ses collaborateurs.

Définition du poste
Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)
Assurer le suivi administratif des unités médicales du service
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

Missions liées au Métier
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
Conception et rédaction de documents relatifs a son domaine d'activité
Gestion et coordination medico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
Gestion, traitement et coordination des programmations liées a la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Saisie des données liées a l'activité médicale (codage)
Tenue a jour du dossier patient
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Missions spécifiques
Programmation des consultations médicales en intra ou extra hospitalier
Gestion des extractions médicales des personnes retenues/ Détenues
Collaboration avec les partenaires extérieurs
Gestion et saisie des mouvements des patients afin d'assurer la continuité des soins (logiciels utilisés par le GHEF et l'administration pénitentiaire)
Coopération avec le service des admissions/ Facturation / cellule des mouvements du GHEF
Élaboration des fiches d'aide médicale d'état
Transmission des courriers rédigés par les détenus / retenus aux personnes référentes (Cadre de santé, Chef de service, IDE, Psychologues, Médecins généralistes, psychiatres, dentistes...)
Transmission des fiches de risques, de troubles de comportement, rédigées par l'administration pénitentiaire au personnel soignant référent
Transmission des fiches de synthèses aux différents intervenants de l'USMP et / ou de l'UMCRA
Transmission des dossiers patients aux parties prenantes assurant la prise en charge sanitaire des personnes retenues et ou détenues
Réapprovisionnement des supports de traçabilité dans les box de consultation afin d'assurer une prise en charge efficiente
Participation à la réactualisation des supports de traçabilité du dossier patient sous réserve de la validation du Cadre de Santé et du Chef de Service
Gestion des commandes de papeterie sous couvert du cadre de santé
Transmission des temps de présence des équipes médicales / psychiatriques aux personnes ressources
Élaboration des comptes rendus des réunions de service sous couvert du Cadre de Santé et du Chef de Service
Participation au rapport d'activité (Tenue des statistiques)
Transmission à l'administration pénitentiaire ou à la DDPAF des demandes d'autorisation d'accès à l'Unité Médicale (après validation du Cadre de Santé et/ ou du Medecin Chef de Service de Médecine de Précarité)

Impératifs Métier
L'assistant(e) Médico-Administratif doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents :
Elle/Il doit maîtriser :
Word, Excel
Pastel, Crossway, Magh 2, Pharma, PACS, SRI,
Logiciel d'administration pénitentiaire (Genesis...)

Elle (il) doit avoir une connaissance approfondie :
Vocabulaire médical
Secrétariat
Codage des actes
Fonctionnement interne du service
Communication
Droits individuels et collectifs des usagers
Droits des usagers du système de santé
Loi du 4 mars 2002
Guide méthodologique relatif à la prise en charge des personnes placées sous la main de justice (guide transmis lors de la prise de poste)
Convention relative à la prise en charge sanitaire des personnes retenues en rétention administrative

L'assistant(e) Médico-Administratif doit être titulaire du permis B et posséder un véhicule.

Qualités attendues au niveau institutionnel
Comportement adapté dans ses relations avec autrui
Capacité à travailler en équipe
Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel
Rigueur

Qualités spécifiques pour le poste
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes,)
Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale
Capacité à conduire des projets en transversalité
Sens des responsabilités
Conscience de son positionnement professionnel
Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté,
Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
Dynamisme et sens du travail en équipe
Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte
Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
Organisation et méthode
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes
Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs
Capacité à gérer la charge émotionnelle
Capacité à suivre et respecter une procédure
Ponctualité et respect des horaires d'ouverture des unités médicales,
Capacité à respecter les éléments déclinés dans les conventions signées entre le chef de l'établissement du GHEF et les différentes autorités
Capacité à respecter les règles spécifiques à l'UMCRA et à l'USMP
Capacité à respecter le règlement intérieur de l'administration pénitentiaire et du Centre de Rétention Administratif