Gestionnaire Référent Concours H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le poste est rattaché au bureau des concours.

Le bureau des concours et des certifications a en charge l'admissibilité des concours des personnels enseignants et d'éducation, l'admission de certains concours du second degré, les certifications, les concours administratifs déconcentrés, le CRPE, certains concours ITRF. Il est composé d'un adjoint, d'un gestionnaire expert et de 7 autres gestionnaires répartis en 3 pôles :
- Pôle des concours 1er degré et d'encadrement de l'organisation des concours des grandes écoles,
- Pôle des concours de recrutement des personnels enseignants et d'éducation du second degré,
- Pôle des concours administratifs-techniques-sociaux, jeunesse et sport, IRTF et des certifications complémentaires (CAFFA, CAPPEI, CPLDS).

Missions du poste

1-Coordonner, suivre et contrôler les dossiers spécifiques dont il/elle a la charge selon l'organisation du bureau : Le gestionnaire référent a en charge l'organisation de plusieurs concours de recrutement enseignants. À ce titre l'agent doit (activités essentielles*) :
- Assurer l'organisation et le pilotage des différents concours dont elle a la charge : participer à l'élaboration et à la mise à jour des calendriers d'étapes, fiches de procédure et autres outils de suivi du bureau
- S'impliquer dans la réflexion de la maîtrise des risques et chercher des solutions simples et efficaces

2-Conseiller, renseigner et répondre aux candidats des concours
- Répondre aux interlocuteurs (candidats, gestionnaires, inspecteurs, établissements) et assurer l'accueil téléphonique durant toute la session

3-Contribuer à l'organisation et au déroulement des épreuves des concours
- Contrôler les dossiers d'inscription des candidats selon les procédures diffusées pour le bureau
- Rechercher des salles pour les épreuves écrites et/ou orales
- Affecter et préparer les convocations des candidats, surveillants et membres de jurys (via les applications métier CYCLADES et imag'in).

4-Expert règlementaire
- Connaitre la réglementation du domaine
- Prévenir les recours
- Veille juridique
- Accompagnement des autres gestionnaires du bureau sur les dossiers complexes

5-Liquider les états de frais de jury
- Effectuer des contrôles réguliers de validation par les intervenants
- Liquider les états de frais dans les délais impartis.

6-Participer aux autres missions du bureau
- Suivre et répondre aux mails de la boîte mail fonctionnelle
- Se déplacer sur centre épreuve avec le matériel concours.

Connaissance, savoir :
- Connaissance du système éducatif
- Maîtrise de la réglementation des examens et/ou concours gérés par le bureau
- Participer à l'élaboration des procédures organisationnelles définies pour le bureau
- Proposer des processus d'amélioration continue des méthodes de travail utilisées dans le bureau
- Gérer son activité dans un calendrier contraint et dans un cadre de gestion complexe : simultanéité des tâches, multiplicité des interlocuteurs...
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- Respecter la confidentialité des informations (résultats d'examens, sujets, données personnelles...)
- Communiquer avec les interlocuteurs conformément aux règles de communication administrative
- Maîtriser les différents logiciels et applications informatiques : Word, Excel, Cyclades, Imagin,
- Rendre compte à son supérieur hiérarchique et alerter sur les anomalies détectées
- Transmettre un savoir, une technique, une compétence

Savoir être :
- Aisance relationnelle au sein de l'équipe, de la DEC et avec les interlocuteurs extérieurs
- Travailler en équipe et en autonomie
- Faculté d'adaptation et d'organisation
- Être rigoureux et méthodique
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion
- Sens des responsabilités
- Esprit d'initiative