Assistant de Direction H/F - Fonction publique Hospitalière

Assistant(e) de Direction

Direction de Site - La Timone

Vous êtes rigoureux(se), discret(e) et aimez travailler au coeur des dynamiques décisionnelles ?

Rejoignez le groupe hospitalier Timone pour accompagner l'activité de sa direction générale avec efficacité et professionnalisme.

Vos missions principales

Chargé(e) d'appuyer le directeur/trice du Groupe Hospitalier Timone ainsi que certains de ses collègues dans l'organisation de leurs activités et, notamment, la gestion de leur agenda :
- Vous assurez la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services.
- Vous rédigez et diffusez les notes de service internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, après validation par la direction.
- Vous classez et archivez les documents relevant de la direction.
- Vous gérez le planning des rendez-vous et des réunions de travail de la direction.
- Vous préparez et organisez les réunions institutionnelles : convocations, constitution des dossiers, réservation de salles, accueil des participants.
- Vous organisez les déplacements professionnels de la direction.
- Vous réalisez les tâches courantes de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, gestion du courrier entrant et sortant, rédaction de courriers, filtrage téléphonique, gestion des fournitures, mise à jour de bases de données et de fichiers.
- Vous assurez, en l'absence de l'appariteur, la délivrance des badges et autorisations d'accès selon les procédures en vigueur.
- Vous participez à la collecte et à la mise en forme des données nécessaires au suivi des activités du site (tableaux, graphiques, tableaux de bord, présentations PowerPoint).

Le profil que nous recherchons

Votre parcours
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de Niveau Bac
- Une première expérience d'Assistant(e) de Direction serait appréciée

Vos compétences
- Vous maîtrisez parfaitement l'expression orale et écrite.
- Vous faites preuve de disponibilité et d'autonomie dans l'organisation de votre travail.
- Vous vous adaptez facilement aux imprévus et aux changements d'horaires en fonction des impératifs de la direction et des responsables administratifs.
- Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se), avec un fort sens des responsabilités et un respect strict des procédures.
- Vous savez faire preuve d'initiative, d'anticipation et de discernement dans la gestion des priorités.
- Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles : écoute active, diplomatie et patience.
- Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion en toutes circonstances.
- Vous maitrisez le Pack Office