Assistant Unité « Gestion de Patrimoine » H/F - Nantes Métropole

Direction Générale Ressources (DGR)
Département Bâtiment, Architecture, Travaux, Ingénierie, Immobilier (BATII)
Sur un territoire dynamique, la collectivité, mutualisée entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole, est propriétaire d'un patrimoine bâti diversifié de plus de 1,7 millions de m² dont le Département BATII assure la maintenance, l'entretien durable et les travaux d'amélioration. Le Département BATII conduit également de nombreux projets d'équipements nouveaux. Au sein de la Direction stratégie patrimoniale, les Pôles Patrimoine pilotent l'ensemble des travaux de conservation du patrimoine dans un esprit de gestion visant à assurer la performance écologique du patrimoine de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole.

Rattaché·e au responsable d'unité, vous lui apportez une assistance administrative ainsi quaux gestionnaires du patrimoine (12 personnes) en terme d'organisation générale, d'accueil, de coordination, de planification et de suivi des projets. Vous assurez également la gestion administrative et comptable de dossiers techniques en lien avec les gestionnaires du patrimoine du pôle.

Activités principales :

. Apporter une assistance administrative au responsable et à l'ensemble de l'unité :
gérer l'agenda du responsable
organiser des rdvs/réunions et en assurer la logistique (réservation matériel, salle, déplacement, etc)
mettre en forme, rédiger et diffuser divers documents (courriers, comptes rendus, lettres de mise en demeure, etc.)
suivre les tableaux de bord relatifs aux commissions de sécurité (convocations, PV, etc)
participer à la mise en oeuvre et à l'actualisation de procédures en lien avec l'assistante de l'unité « projets »
. Assurer la gestion comptable des dossiers techniques relatifs aux opérations suivies par les gestionnaires du patrimoine :
vérifier et suivre les devis transmis par les gestionnaires du patrimoine
créer des bons de commande
éditer des états budgétaires périodiques
alerter et relancer les gestionnaires du patrimoine sur les échéances (bons de commande notamment)
. Assurer l'accueil physique et téléphonique et divers travaux de secrétariat :
réceptionner les appels téléphoniques, les traiter ou s'assurer de leur traitement
suivre et enregistrer le courrier, classer et archiver divers documents
. Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :
respecter les directives et procédures en matière d'hygiène-sécurité, environnement et qualité
participer aux actions et alerter en cas d'anomalies

Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de secrétariat ainsi que l'outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, PowerPoint, Outlook). Une connaissance des règles de la comptabilité publique et des spécificités liées au domaine du bâtiment serait un atout supplémentaire.

Votre organisation au travail vous permet d'anticiper, de prioriser les tâches et d'être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien.

Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre esprit d'initiative, vous savez faire preuve de rigueur, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions.