Assistant·e Administratif·ve Polyvalent·e dans l'Audiovisuel H/F - Etc Audiovisuel

ETC Audiovisuel recherche au plus tôt, en temps plein ou partiel, un.e assistant.e administratif.ve. polyvalent.e

PREAMBULE :
ETC Audiovisuel, prestataire technique au service de l'évènementiel, établie depuis 40 ans, travaille dans les secteurs suivants :
- Evènementiel
- Muséographie
- Mise en Valeur Architecturale
Nous répondons à des clients privés en BtoB, ainsi qu'à des appels d'offres publics en BtoG.
Nous sommes à la fois loueur et revendeur de matériel. La facturation est traitée en interne.
Notre force de travail est composé de salariés, d'indépendants et d'intermittents.
Nous expédions du matériel en France et à l'étranger.
Afin d'assister les différents postes administratifs dans leurs tâches, nous sommes à la recherche d'un.e assistant.e administratif.ve. polyvalent.e en temps plein ou partiel.

Participer de manière active à l'ensemble des tâches administratives de la société :

Partie assistance comptable : (sans prérequis de notre part, la connaissance du logiciel SAGE n'est pas obligatoire mais un plus - l'important est d'être à l'aise avec l'informatique)

- Bons de commande (sous SAGE) : établissement et enregistrement des bons de
commandes une fois les tarifs négociés par l'acheteuse et les chargées de production
- Bons de commande (sous SAGE) : établissement des bons de commandes pour les fournisseurs sur prélèvement ou à paiement CB (agence de voyage,.)
- Factures : enregistrement numérique et classement, rattachement aux bons de commande sur SAGE, inscription des factures dans le tableau de suivi partagé sous Teams et Excel, puis rangement physique
- Pointage de la réception des commandes

Cette activité représentera 75% de votre activité.

Partie Ressources Humaines : Contrats Intermittents et Suivi du pointage Salarié
- Déclarations Préalables à l'Embauche sur le site URSAFF selon demandes des Chargées de Production et enregistrement dans le dossier concerné
- Publipostage des Contrats
- Enregistrement dans le tableau de suivi Excel pour transmission mensuelle à la paie
- Transmission Electronique aux Intermittents pour signature.
- Vérification mensuelle et relance du pointage des salariés sur affaire

Partie Transports divers :
- Au cas par cas, gestion administrative des envois des colis ou du matériel sur divers lieux de prestations ou pour SAV : recherche de tarifs auprès de sociétés de transports déjà identifiés et passage des bons de commande ou utilisation du site web Chronopost pour émission des bons de transport
Ceci représentera 5 à 10% de votre activité
Autres tâches :
- A définir selon profil. Le poste est amené à évoluer selon ce que vous apportez

Autres compétences :
- Maîtrise du paque MS Office
- Eventuellement connaissance du logiciel Easyjob
- Bonne Maîtrise de l'anglais

Experience : Débutant accepté

Compétences : Argumentation commerciale, Assurer un accueil téléphonique, Contrôler la conformité des données, Mettre à jour un dossier, une base de données, Mettre à jour un tableau de suivi client

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités de soutien au spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.