Assistante Direction Générale CDD Aairm H/F - Vantive S.A.S.

Principales missions

Réalise l'assistance de la Direction Générale :

Assure le secrétariat et la gestion administrative des dossiers confiés (préparation, mise à jour, diffusion et classement) dans le respect des règles en vigueur
Organise les rendez-vous et anticipe les besoins de réservations et la mise en oeuvre des actions nécessaires
Veille à recueillir et transmettre toute information interne utile à l'assistance au quotidien et à la coordination générale
Prépare, organise et participe, si nécessaire à différentes réunions telles que COMOP, Réunions Usine,.
Apporte un soutien à l'organisation de manifestations, d'événements ou de réunions en interne ou en externe
Assure l'interface Direction Générale en interne et en externe :

Assure le rôle d'accueil (visiteurs Groupe / externes)
Contribue à la diffusion interne et externe des éléments de la politique générale et du projet de l'entreprise en s'assurant de la bonne circulation des informations descendantes
Facilite la fluidité des relations internes et de la diffusion d'une ambiance chaleureuse mais professionnelle en obtenant la motivation de tous les demandeurs de contacts avec la Direction et de tous les acteurs de l'entreprise
Assure le rôle d'interface auprès des instances officielles pour les enquêtes, contrôles...
Communication interne :

Participe à la création et au pilotage des événements communication du site (organisation, gestion des prestataires, déroulement,.)
Gère des actions communication spécifiques à des projets d'entreprise (sécurité, qualité, environnement, cohésion interne.) et prend notamment le relais sur le projet d'organisation des 60 ans du site (prévu le 22/11/2025)
Propose et crée des supports de communication interne dans le respect des règles Groupe
Assure la diffusion des différentes communications internes
Poursuit la mise en place de l'intranet et en est le webmaster référent / Ecrans de communication site / portails internes
Gère et contrôle les budgets de la direction Générale (déplacements professionnels, notes de frais, réservation, cotisations, manifestations.).

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Langues : Anglais exigé

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Activités de conditionnement

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.